مدیریت زمان (مدیریت زمانی شماره‌ی 1)

بروس لی (Bruce Lee) به‌نقل از هیامز (Joe Hyams) در کتاب «ذِن در هنرهای رزمی» (Zen in the Martial Arts):

«همه‌ی ما وقت داریم که یا زمان‌مان را صرف کاری می‌کنیم یا زمان‌مان را هدر می‌دهیم و این تصمیم ماست که با زمان چگونه عمل کنیم. اما زمانی که زمان‌‌مان سپری می‌شود برای همیشه از دست‌مان خارج می‌شود».

هر فردی روی کره‌ی زمین، زمان یکسانی در اختیار دارد:

در حالی که اکثریت قریب به اتفاق مردم اعتراف می‌کنند که در قبال «زمان»، دچار تزلزل می‌شوند تعداد بسیار کمی می‌توانند ادعا کنند که از «زمان»، بهترین بهره را می‌برند. پس مردم چگونه از عهده‌ی همه‌ی کارهای‌شان برمی‌آیند؟ این امر بدین‌دلیل است که آن‌ها راهی برای کشف چگونگی مدیریت مؤثر زمان خود یافته‌اند.

مدیریت زمان چیزی فراتر تنها مدیریت زمان است؛ بلکه در مورد کنترل استفاده از با ارزش‌ترین و کم‌ارزش‌ترین منبع (Resource) است. مدیریت خود (Managing Oneself) نسبت به زمان است. تعیین اولویت‌ها و مسؤولیت‌پذیری و کنترل موقعیتی (Take Charge of the Situation) است که در آن واقع شده‌اند و بهره‌برداری از زمان است؛ به‌معنی تغییر عادت‌ها یا فعالیت‌هایی است که باعث اتلاف‌زمان می‌شود. تمایل به اتخاذ عادت‌ها و روش‌هایی است برای بهره‌برداری حداکثری از زمان.

با مهارت مناسب مدیریت زمان، فرد بر زمان، استرس (Stress) و انرژی (Energy) خود کنترل می‌یابد. فرد می‌تواند بین کار و زندگی شخصی خود تعادل برقرار کند. فرد از انعطاف کافی برای پاسخ به موارد از قبل پیش‌بینی نشده یا فرصت‌های جدید پیدا خواهد کرد.

مهم این نیست که فرد چقدر زمان دارد؛ بلکه چگونگی بهره‌برداری از آن از اهمیت برخوردار خواهد بود. نکته‌ی بسیار بااهمیت این است که فرد چقدر «زمان» را خوب مدیریت می‌کند.

دکتر مکنزی (Dr. Alec Mackenzie) محقق شناخته شده در سطح بین‌الملل در حوزه‌ی «مدیریت زمان» در کتاب خود به‌نام «تله‌ی زمان» (The Time Trap) به این بحث می‌پردازد که «مدیریت زمان» یک نام اشتباه است زیرا واقعا نمی‌توان زمان را به‌روش مدیریت دیگر منابع نظیر موارد ذیل مدیریت کرد:

در حالی که هر یک از چهار مورد اول را می‌توان افزایش، کاهش یا انتقال داد یا به‌شکل دیگری کنترل کرد «زمان» را نمی‌توان دردست گرفت.

دکتر مکنزی معتقد است که وقتی نوبت به «زمان» می‌رسد فقط می‌توان خود را در رابطه با آن مدیریت کرد. فرد همان‌طور که می‌تواند منابع دیگر را کنترل کند نمی‌تواند به کنترل زمان بپردازد؛ فقط می‌تواند چگونگی بهره‌برداری از آن را کنترل کند.

در دنیایی که در آن زندگی می‌کنیم هیچ‌چیز جایگزین زمان نمی‌شود و زمان را نمی‌توان دوباره خلق کرد؛ بنابراین نمی‌توانیم انتخاب کنیم که از زمان بهره ببریم یا در آن، صرفه‌جویی کنیم؛ بلکه تنها گزینه‌ی ما آن است که چگونه زمان را صرف کنیم.

چند تصور غلط درباره‌ی زمان وجود دارد؛ این تصورها بر همه‌ی افراد از جمله افرادی که ممکن است کاملا موفق و مؤثر باشند تأثیر می‌گذارد. در این‌جا به برخی از تصورهای غلط درباره‌ی «زمان» اشاره می‌شود که توسط دکتر مکنزی شناسایی شده است:

عقل سلیم تنها چیزی است که مورد نیاز است. در حالی که این مفهومی ساده به‌نظرمی‌رسد خودانضباطی (Self-Discipline) مورد نیاز برای تمرین مدیریت مؤثر زمان، آسان نیست.

مطالعه‌های روان‌‌شناختی نشان می‌دهد که این تصور که «کار به بهترین وجه، تحت‌‌فشار انجام می‌شود»، چیزی بیش از یک بهانه برای به‌تعویق انداختن کار نیست. افراد تحت‌فشار خوب کار نمی‌‌کنند و فقط در شرایطی می‌توانند به بهترین وجه، کار را محقق کنند.

فشار (Pressure) و چالش (Challenge) نباید با هم اشتباه گرفته شوند. عملکرد لارا (Brian Charles Lara) در زمانی که تیم کریکت هند غربی (West Indies Team) با مشکل مواجه می‌شود بیش‌تر به عملکرد (Application) و اراده‌ی وی (Determination) مربوط می‌شود تا فشار.

فرد باید خود را منظم نگه دارد و هیچ‌کس نمی‌تواند این کار را برای دیگران انجام دهد. مشکل فرد، بی‌نظمی وی است که به‌سختی «زمان» دارد که به منشی خود گوش فرادهد یا به دفتر روزانه نگاه کند.

کارمند یا مدیر مؤثر اغلب در ساعات اولیه صبح کار بیش‌تری نسبت به اکثر افرادی انجام می‌دهد که در کل روز دارای فعالیت‌‌های عقب‌مانده هستند. آنان دیگر مجبور نیستند در ضرب‌الاجل‌های شدید (Tight Deadlines) و تحت استرس کار کنند که می‌تواند منجر به مشکلات قلبی ‌شود و نهایتا کاهش نهایی زمان زندگی روی زمین را به‌همراه داشته باشد.

مدیریت زمان فقط مربوط به کارهای عادی و معمول (Routine) نیست. مدیریت زمان برای همه‌ی مشاغل است و خودانضباطی (Self-Discipline) را به‌همراه دارد.

فقدان انضباط موجب اجتناب از این امر می‌شود که به‌‌جای خوب بودن (Being Good)، عالی (Being Great) باشیم.

آیا کار تحت‌‌استرس، فراموشی قرار ملاقات‌ها، بهانه‌جویی و عذرخواهی مداوم، لذت‌بخش و سرگرم‌کننده است؟! آیا اگر سازماندهی بهتر در هر روز جهت:

لذت‌بخش‌تر و سرگرم‌کننده‌تر است از این امر نیست که:

مدیریت ضعیف زمان (Poor Time Management) با یک یا ترکیبی از علایم قابل‌درک و معمول ظاهر می‌شود. بهتر است مدیران با انجام اقدام‌های اصلاحی (Corrective Actions) لازم بررسی کنند که آیا درمعرض هر یک از این علایم هستند یا خیر.

مدیریت ضعیف زمان دارای شاخص‌های ذیل است:

دکتر وتمور (Dr. Donald E. Wetmore) در کتاب: «عوامل دزد زمان: 11 عامل بسیار بزرگ هدردهنده‌ی زمان فاش شد» (Time Thieves: The 11 Biggest Time-Wasters Revealed) از یازده دسته عامل به‌عنوان «دزد زمان» صحبت می‌کند که نسبت به آن بی‌توجه هستیم که در مجموع موجب می‌شوند مدیران نتوانند از زمان گرنبها بهره‌برداری کنند.

بی‌توجهی به ارزش برنامه‌‌ریزی و بی‌‌‌حوصلگی در انجام امور از دلایل برنامه‌ریزی ضعیف محسوب می‌شود. فقدان یک برنامه‌ی اقدام به‌احتمال زیاد باعث شروع نادرست می‌شود که منجر به بهره‌برداری غیرسازنده از زمان در مسیر حیاتی اموری می‌شود که باید تحقق یابد. در نتیجه ممکن است موجب شود مدیران زمان کافی برای تکمیل کار پیدا نکنند.

اغلب، مدیریت بحران با عدم اولویت‌بندی وظایف همراه می‌شود. در نتیجه ناتوانی در تمایز بین کارهای فوری، مهم و غیرضروری احتمالا کارهای غیرمهم ابتدا به قیمت عدم انجام کارهای مهم تحقق می‌یابد. در نتیجه مدیران به‌احتمال زیاد، زمان کافی برای رسیدگی به امور مهم پیدا نمی‌کنند.

به‌راحتی می‌توان وظایف را به‌تعویق انداخت؛ البته اگر فورا در زمان سررسید انجام نشود. مشکل این‌جاست که وظایف روی هم انباشته می‌شوند و می‌توانند مدیران را مجبور کنند که بعدا با مشکل زمانی مواجه شوند. به‌تعویق انداختن امور عموما ناشی از ترس از شکست یا موفقیت، کمال‌گرایی (Perfectionism)، تمایل به انجام همه‌‌ی کارها با اولویت‌های نادرست است.

این یک فضیلت است که بخواهیم یک کار خوب انجام دهیم. اما برخی از افراد آن‌قدر نگران انجام یک کار عالی می‌شوند که هرگز آن را کامل نمی‌کنند. مدیران باید بررسی کنند که آیا تلاش آن‌ها برای تحقق کامل امور واقعا باعث بهبود اوضاع می‌شود یا از انجام کار آن‌ها ممانعت به‌عمل می‌آورد.

وقفه‌ها و حواس‌پرتی‌ها (Distractions) به‌دلیل عدم برنامه‌ریزی، تمرکز ضعیف (Poor Concentration) و عدم کنترل محیط (Lack of Control over Environment) به‌وجود می‌آیند.

موارد ذیل، دزدهای غیرضروری زمان برای یک مدیر محسوب می‌شوند و به اشکال مختلفی وجود دارند:

مدیران باید کم‌تر تمایل داشته باشند که به‌طور خودکار زمان خود را در شرایط مذکور، صرف امور کنند. آن‌ها باید بیاموزند که اگر می‌خواهند به تحقق اموری بپردازند از حواس‌‌پرتی اجتناب کنند. آن‌ها باید در حوزه‌هایی امور را محقق کنند که با تداخل کم‌تری با سایر امور داشته باشد و زمانی که مشغول به کاری هستند و نمی‌توانند تداخلی با دیگر امور داشته باشد کارکنان را مطلع کنند.

خواستن تحقق همه‌ی امور توسط خود، دزد دیگری برای «زمان» به‌شمار می‌رود که می‌تواند به مدیران اجازه دهد کنترل خود را از دست بدهند. آن‌ها احساس می‌کنند که کارکنان هرگز نمی‌توانند امور را به‌خوبی خود آن‌ها تحقق بخشند. آن‌ها می‌‌ترسند که شخص دیگری کار را برعهده بگیرد و بدین‌ترتیب مشکلی پیش بیاید. آن‌ها از زمان کافی برای برنامه‌ریزی طولانی‌مدت برخوردار نیستند زیرا درگیر کارهای روزمره شده‌اند.

اگر جلسه‌‌ای بدون دستور کار مشخص (Specific Agenda) برگزار شود و هیچ نتیجه‌ای از آن حاصل نشود مشخص است که آن جلسه غیرضروری بوده است. بدیهی است که چنین جلسه‌هایی، دزد زمان به‌شمار می‌روند؛ زیرا زمان هدر می‌رود و کارها شروع نمی‌شود.

مدیران اغلب زمان زیادی را به‌دلیل بی‌نظمی تلف می‌‌کنند. موارد ذیل به دوری از احساس افسردگی ناشی از فرار از مسؤولیت و تعهد در محل کار کمک می‌کند:

برخوردار نبودن از چیزهایی که مدیران اغلب به آن‌ها نیاز دارند و برعکس دردسترس بودن بسیاری از چیزهایی که به‌‌ندرت به آن‌ها نیاز دارند منجر به موارد ذیل می‌شود:

و البته این امر باعث می‌شود هنگامی که به دیگر کارکنان می‌رسند اغلب آن‌ها را برای جبران این ضعف‌ها به کاری وادار می‌کنند و بدین‌ترتیب بخشی از زمان‌شان را بدزدند.

روابط باکیفیت با کارکنان و دیگران می‌تواند باعث صرفه‌جویی قابل‌توجهی در زمان شود زیرا درها را به‌روی مدیران با انواع فرصت‌ها باز می‌کند. ناکامی در ایجاد یک پایگاه شبکه‌ای خوب (A Good Network Base) باعث می‌شود که آن‌ها زمان خود را برای ایجاد آن‌چیزی تلف کنند که ممکن است از طریق شبکه می‌توانند به‌دست آورند.

هیچ‌چیز در روز موثرتر از داشتن یک نگرش ضعیف موجب صرف زمان نمی‌شود؛ باعث می‌شود که مدیران به‌جای تمرکز بر راه‌حل‌ها بر مشکلات تمرکز کنند و موجبات اتلاف‌زمان را فراهم ‌‌آورند. وقتی مشکلات و شکایت‌های خود را بر دوش دیگران می‌گذارند زمان ارزشمند خود را از دست می‌دهند.

احاطه شدن توسط افراد منفی می‌تواند بدین‌معنا باشد که مدیران زمان زیادی را صرف گوش دادن به آن‌ها می‌کنند اما چیز زیاد یا هدفمندی از آن‌‌ها دریافت نمی‌کنند. بدیهی است که دوری از چنین افرادی به مدیران کمک می‌‌کند تا زمان اتلاف شده را به‌حداقل برسانند و بخشی از زمان بهره‌وری خود را پس بگیرند.

هر روز چقدر زمان خود را صرف دزدهای زمان نظیر ذیل می‌کنیم؟