ممیزی مدیریت زمان (Time Management Audit)
تعیین این‌که «کجا» (Where) باید وقت خود را صرف کنیم و تصمیم‌گیری در مورد این‌که «چقدر زمان» (How Much Time) صرف کنیم با استفاده از «ماتریس اولویت فعالیت‌ها» (The Action Priority Matrix) انجام می‌شود.
باشگاه مزیت شغلی مایندتولز
(The Mind Tools Career Excellence Club)
مترجم: محمد ابراهیم علیمردانی
شرکت فراسازه دج کاوان
مقدمه
وقتی از ما سؤال می‌شود که چه کار می‌کنیم پاسخ رایج آن است که: «من به کار ... (شغل خودمان را این‌جا می‌نویسیم) اشتغال دارم».
اما آیا این پاسخ واقعا توصیف‌کننده‌ی آن‌چیزی است که انجام می‌دهیم؟
آیا حتی می‌دانیم در طول یک روز واقعا چه کاری انجام می‌دهیم؟
جرأت می‌کنم بگویم ممکن است ندانیم زمان‌مان را کجا می‌گذارنیم و صرف چه اموری می‌کنیم؛ البته به‌جز در مواردی که فردی باشیم که در مدیریت زمان (Practiced Time Manager) باتجربه است.
ممکن است یک ایده‌ی کلی داشته باشیم؛ با این حال، حقیقت ممکن است برای ما شوکه‌کننده باشد.
از آن‌جایی که به‌نظر می‌رسد زمان، کوتاه‌ترین موجودی دردسترس (Shortest Supply) است بسیار مهم است که بدانیم وقت خود را صرف چه کاری می‌کنیم.
با بررسی «زمان صرف شده‌ی خود» (Our Time Spent) می‌توانیم تصمیم بگیریم که بهترین زمان را به چه امری اختصاص دهیم.
زمان خود را همانند یک محصول در قفسه‌ی انبار درنظر بگیریم.
بدین‌ترتیب چیزهایی را که زمان از ما طلب می‌کنند می‌توانند مشتریان‌مان تلقی شوند.
اگر وقت خود را براساس ارائه‌ی خدمات و محصول با توجه به اولین درخواست‌ها از طرف مشتری (First-Come-First–Served Basis) صرف کنیم قفسه خیلی سریع خالی می‌شود ... و مهم‌تر این‌که مشتریانی به‌اندازه‌ی کافی خوش‌شانس هستند که مقداری از موجودی دردسترس و محدود زمانی را به‌دست آورند و لزوما شایسته‌ترین از لحاظ ارائه‌ی عمل یا کمک محسوب نمی‌شوند.
همان‌طور که یک کسب و کار همواره از موجودی دردسترس محصولات خود آگاهی دارد ما نیز باید همواره از موجودی دردسترس زمان خود مطلع و پیگیر آن باشیم.
به چه میزان زمان دردسترس یا دراختیار داریم؟
چه میزان زمان باید برای فعالیت‌های خاص اختصاص بدهیم؟
آیا میزان زمان مازادی داریم که در صورت مواجهه‌ی غیرمنتظره با مشتری از آن استفاده می‌کنیم؟
این‌ها انواع سؤال‌هایی هستند که هنگام انجام ممیزی مدیریت زمان (Time Management Audit) به آن‌ها پاسخ می‌دهیم.
جلسه‌های آموزش مهارت‌های ساندویچی (Bite-Sized Training) به ما کمک می‌کند از عهده‌ی این‌کار براییم.
از آن‌جایی که نمی‌توانیم از وضعیت حال‌حاضر خارج شویم و زمان بیش‌تری ایجاد کنیم باید در مورد پیگیری و صرف آن، دقیق و هوشیار (Diligent) باشیم.
با تحقق تمرین‌های ذیل می‌توانیم به این امر دست یابیم:
- به تکمیل گزارش فعالیت‌هایی بپردازیم که دقیقا کارهای ما را ردیابی (Track) می‌کند.
- به تجزیه و تحلیل انواع فعالیت‌هایی بپردازیم که عمده‌ی وقت ما صرف آن می‌شود.
- سیستمی برای مدیریت مؤثر صندوق ورودی (Inbox) پیام‌های خود با استفاده از تکنیک‌های تفویض اختیار (Delegation Techniques) و اولویت‌بندی (Prioritization Techniques) ایجاد کنیم.
با پاسخگویی به موارد مطرح شده از این درس می‌توانیم ایده‌ها و تجربه‌ها و طرح هر سؤال خود را از آموزش‌دهندگان مهارت‌ها در مایندتولز (The Mind Tools’ Trainers) در فروم (محل اجتماع) آموزش مهارت‌های ساندویچی (The Bite-Sized Training Forum) درمیان بگذاریم.
مقاله با عنوان: «آموزش مهارت‌های ساندویچی: ممیزی مدیریت زمان» (Bite-Sized Training: Time Management Audit) را از فروم (محل اجتماع) آموزش مهارت‌های ساندویچی به‌نشانی ذیل مطالعه فرمایید:
زمان‌مان را کجا می‌گذرانیم و صرف چه اموری می‌کنیم؟!
دانستن این‌که زمان خود را کجا می‌گذرانیم اولین قدم در تخصیص صحیح آن به‌شمار می‌رود.
اگر قبلا زمان خود را ردیابی نکرده‌ایم کاملا مطمئن هستم که وقتی واقعا آن را ردیابی می‌کنیم متعجب خواهیم شد که آن را کجا گذرانده‌ایم.
آیا واقعا می‌دانیم زمان‌مان را کجا صرف کرده‌ایم؟
- چه مقدار از روزمان صرف کار سازنده می‌شود؟
- چند درصد از زمان خود را صرف کارهایی می‌کنیم که مسؤولیت آن را برعهده داریم؟
- چه مقدار از روزمان با وقفه‌ها (Interruptions) هدر می‌رود و پس از آن وقفه‌ها، بازیابی می‌شوند؟
یک راه عالی برای کنار آمدن با چگونگی صرف زمان، تخمین و براورد زمانی (Time Estimation) است که باید برای فعالیت‌های مختلف صرف کنیم و سپس به مقایسه‌ی آن‌ها با واقعیت بپردازیم.
این آموزش مهارت‌های ساندویچی، کمی با آموزش‌های معمول متفاوت است؛ بدین‌خاطر که نمی‌توانیم آن را در یک ساعت کامل کنیم.
قرار است زمان خود را برای هفته‌ی آینده پیگیری کنیم و از آن اطلاعات برای ایجاد یک برنامه‌ی بهتر مدیریت زمان بهره ببریم.
قبل از هر اقدامی بیاییم تخمین و براورد زمانی‌ای داشته باشیم.
فعالیت
از ستون اول جدول ذیل استفاده کنیم تا فعالیت‌های اصلی یا فعالیت‌های دسته‌بندی شده‌ای را مکتوب کنیم که بخش عمده‌ای از روزمان را تشکیل می‌دهند.
به یک روز کاری معمول فکر کنیم که شروع آن از صبح باشد.
سعی کنیم کارهایی را که در طول روز انجام می‌دهیم با هم گروه‌بندی کنیم.
به‌خاطر داشته باشیم که برای مواردی که به‌راحتی قابل‌تعریف نیستند یک دسته‌بندی با نام «سایر» یا «متفرقه» درنظر بگیریم.
فعالیت
حالا به یک هفته‌ی کاری معمول فکر کنیم.
آیا فعالیت‌های دیگری وجود دارند که باید در فهرست گنجانده شوند؟
این موارد را هم ثبت کنیم.
وقتی راضی شدیم که فهرست فعالیت‌ها از کارهای اصلی‌مان در یک دوره‌ی هفتگی مکتوب شود ستون زمان تخمینی یا براورد شده را نیز پُر کنیم.
از کل زمان صرف شده در هفته در محل کار به‌عنوان نقطه‌ی پایه بهره ببریم.
حالا این تکلیف را انجام دهیم.
کاری که می‌خواهیم انجام دهیم جمع‌اوری داده‌های واقعی برای پُر کردن آخرین ستون جدول فعالیت‌ها است.
برای این منظور، «برگه‌ی گزارش فعالیت‌ها» (Activity Log) را تکمیل کنیم.
یک «برگه‌ی گزارش فعالیت‌ها»، ثبت هر فعالیتی است که در دوره‌ی زمانی مشخص انجام می‌دهیم.
از آن‌جایی که خاطره‌های‌مان مبهم هستند و تخمین‌ها و براوردهای ما از زمان معمولا چندان قابل‌اعتماد نیستند استفاده از «برگه‌ی گزارش فعالیت‌ها» بدون شک بهترین راه برای یافتن این امر است که زمان‌مان را کجا صرف می‌کنیم.
برای پُر کردن «برگه‌ی گزارش فعالیت‌ها» به‌سادگی زمانی را که در آن، یک فعالیت را شروع می‌کنیم یادداشت می‌نماییم و آن‌چه را که انجام می‌دهیم توصیف می‌کنیم و سپس به یادداشت مدت زمان انجام کار می‌پردازیم.
هر بار که در فعالیت‌ها تغییر ایجاد می‌کنیم باید زمان، توضیحات و مدت زمان را ثبت کنیم.
ذیلا نمونه‌ای از«برگه‌ی گزارش فعالیت‌ها» در یک روز معمول نشان داده شده است:
جهت کسب اطلاعات بیش‌تر در زمینه‌ی گزارش فعالیت‌ها می‌توانیم به سایت مایندتولز (Mindools) به‌نشانی ذیل مراجعه کنیم:
(Premium Members)Link 2
Standard Members)Link 3
در حالی که در حال انجام کار هستیم در زمینه‌ی ارزش (Value) آن کار برای سازمان و تأمین اهداف‌مان (Goals) فکر کنیم.
نهایتا می‌خواهیم بیش‌تر وقت‌مان را صرف مواردی کنیم که دارای بیش‌ترین ارزش هستند و فعالیت‌های دارای ارزش پایین را تا حد ممکن به‌حداقل برسانیم.
در این مثال، تنها 35 درصد از صبح یک فرد (یعنی 110 دقیقه از 315 دقیقه‌ی توصیف شده) صرف کارهای باارزش شده است.
فعالیت
با استفاده از برگه‌ی گزارش ذیل به ثبت فعالیت‌هایی بپردازیم که در هفته‌ی آینده بنا داریم محقق کنیم.
در موقع فهرست کردن تخمین‌های زمانی سعی کنیم از یک طبقه‌بندی یکسانی بهره ببریم.
مقایسه‌ی واقعی در تخمین‌ها، کارمان را ساده‌تر می‌کند.
اکنون کارها در یک هفته را در دفتر خاطرات خود یادداشت کنیم تا بتوانیم مجددا به آن مراجعه کنیم و این جلسه‌ی آموزشی را از سر بگیریم.
خوشامد می‌گویم!
آیا در این زمینه که زمان‌مان را کجا می‌گذارنیم موارد عمده و ناشناخته‌ای وجود دارد که باید آشکار شود؟
این‌که یاد بگیریم در طول یک روز واقعا چه کاری انجام بدهیم شگفت‌انگیز است.
این امر، فعالیتی واقعا قدرت‌بخش است و اغلب نقطه‌ی عطفی برای افرادی به‌حساب می‌آید که با مدیریت زمان دست و پنجه نرم می‌کنند و دچار چالش می‌شوند.
زمانی که می‌دانیم زمان‌مان را کجا می‌گذارنیم می‌توانیم شروع کنیم با برنامه‌ریزی و طراحی مطمئن و اتکاپذیر زمانی، کنترل امور را دردست بگیریم.
فکر می‌کنیم چقدر استفاده از زمان را به‌خوبی تخمین می‌زنیم؟!
بیاییم این موضوع را دریابیم.
فعالیت
به جمع‌بندی برگه‌های گزارش از فعالیت‌های خود بپردازیم.
کل مدت زمانی را ترسیم کنیم که مدنظر قرار داده‌ایم.
برای هر دسته فعالیتی که در جدول 1 آورده‌ایم به درج یک زمان کلی محاسبه شده بپردازیم.
درصدی را تعیین کنیم و آن را در ستون «واقعی» ثبت نماییم.
توقفی ایجاد کنیم تا به تجزیه و تحلیل تفاوت‌ها و تعیین این امر بپردازیم که در کجا بیش‌ترین شباهت وجود دارد.
چرا فکر می‌کنیم تخمین‌های‌مان نادرست بوده است؟
قبل از هر تجزیه و تحلیلی به سؤال‌های مطرح شده در جدول 4 پاسخ گوییم.
آیا زمان‌مان به‌خوبی صرف می‌شود؟
تاکنون به بررسی ارزش کارهای انجام داده پرداخته‌ایم و آن‌ها را در سه دسته‌ی کلی قرار داده‌ایم:
- با ارزش بالا
- با ارزش متوسط
- با ارزش پایین.
باید کمی عمیق‌تر جستجو کنیم و به درک این امر بپردازیم که اولویت‌های واقعی‌مان کجا است؟
این امر به ما کمک می‌کند تا تعیین نماییم کدام اقدام‌ها را باید ادامه دهیم و بیش‌تر به انجام آن مبادرت ورزیم و کدام‌یک را باید به‌طور کامل کنار بگذاریم.
دلیل انجام ممیزی زمان (Time Management)، تخصیص (Allocate) مؤثرتر زمان است.
بنابراین نیاز به روشی سیستمی (Systematic Way) برای شناسایی فعالیت‌هایی داریم که از اولویت بالایی برخوردار هستند و هم‌چنین شناسایی فعالیت‌هایی که دارای اولویت بالا نیستند.
یک ابزار عالی برای اولویت‌بندی کارها عبارت است از: «ماتریس اولویت‌بندی فعالیت‌ها» (Action Priority Matrix).
استفاده از چهارچوب «ماتریس اولویت‌بندی فعالیت‌ها» ممکن است تغییرهایی در برخی از ارزشیابی‌های قبلی در مورد ارزش کارها ایجاد کند.
«ماتریس اولویت‌بندی فعالیت‌ها»، زمان ما را براساس میزان تأثیر (Impact) فعالیت‌ها و میزان تلاش (Effort) در آن فعالیت‌ها به چهار دسته تقسیم می‌کند:
- موفقیت‌های سریع (Quick Wins)
- پروژه‌های عمده (Major Projects)
- موارد جایگزین (Fill Ins)
- کارهای پرمشقت (Hard Slogs).
با ترسیم «تلاش» (Effort) بر محور افقی و «تأثیر» (Impact) بر محور عمودی، فعالیت‌ها را می‌توان به چهار دسته طبقه‌بندی کرد:
- موفقیت‌های سریع (Quick Wins)
- پروژه‌های عمده (Major Projects)
- موارد جایگزین (Fill Ins)
- کارهای پرمشقت (Hard Slogs).
موفقیت‌های سریع (Quick Wins)
فعالیت‌ها با «موفقیت‌های سریع»، محصولاتی به‌شمار می‌روند که در برابر زمان و تلاشی که صرف می‌کنیم برای ما ارزش بالایی به‌همراه دارند.
می‌توانیم برای دستیابی به موفقیت هرچه سریع‌تر، بهتر عمل کنیم.
پروژه‌های عمده (Major Projects)
فعالیت‌ها در «پروژه‌های عمده»، فعالیت‌هایی در پروژهها همراه با تأثیر بالا و تلاش زیاد به‌شمار می‌روند که از تأثیرگذاری مورد انتظار برخوردار هستند.
برای انجام این پروژهها نیاز به صرف‌وقت بسیار است.
برای مدیریت خوب زمان، اطمینان حاصل کنیم صرف زمان بسیار مؤثر برای تحقق این پروژهها واقعا از اهمیت برخوردار است.
به‌راحتی می‌توان به این نوع پروژهها اجازه داد تا بخش عمده‌ای از زمان‌مان را ببلعند.
موارد جایگزین (Fill Ins)
موارد جایگزین، فعالیت‌هایی هستند که از ویژگی تلفیقی تأثیر کم و تلاش پایین برخوردار هستند و باید در زمان فراغت انجام شوند.
اگر زمان فراغتی نداریم مجبور نیستیم به‌طور کامل این فعالیت‌ها را محقق کنیم.
کارهای پرمشقت (Hard Slogs)
کارهای پرمشقت به فعالیت‌هایی اطلاق می‌شوند که عبارت ذیل گویای آن‌ها است: «کار هوشمندانه‌تر و نه سخت‌تر» (Work Smarter, Not Harder).
اگر زمان و تلاش بسیاری را صرف کاری می‌کنیم که بازگشت یا راندمان کمی دارد دلیلی ندارد آن کار را ادامه دهیم:
- یا واقعا نیازی به انجام دادن آن کار نداریم
- یا فردی باتجربه‌تر، واجد شرایط بهتر یا جوان‌تر وجود دارد که باید آن کار را تحقق بخشد.
فعالیت
وقت خود را صرف دسته‌بندی عمده‌ی فعالیت‌هایی می‌کنیم که شناسایی کرده‌ایم.
تعیین کنیم در چه دسته‌ای قرار می‌گیرند.
این فعالیت‌ها را در ماتریس ذیل ثبت کنیم (جدول 5).
در ستون «حال‌حاضر» (Present) به درج درصد زمان تقریبی‌ای بپردازیم که صرف هر فعالیت کرده‌ایم.
لحظه‌ای وقت بگذاریم و به این فکر کنیم که در حال‌حاضر چقدر وقت خود را به‌شکلی صحیح (Efficiently) تخصیص می‌دهیم.
آیا کارهای پرمشقتی وجود دارد که می‌توانیم از آن رهایی یابیم.
آیا زمان بسیاری را صرف موارد جایگزین کرده‌ایم؟
ستون «فعالیت» (Action) برای هر موردی در این «ماتریس اولویت‌بندی فعالیت‌ها» بیانگر آن است که آیا ما فعالیت‌هایی نظیر ذیل را محقق کرده‌ایم یا خیر:
- آن فعالیت را رها کنیم
- آن فعالیت را تفویض کنیم
- زمان صرف‌شده را کاهش دهیم؛ یک درصد زمان جدید ارائه کنیم
- زمان صرف‌شده را افزایش دهیم؛ درصد زمان جدیدی ارائه دهیم.
این امر، شروعی برای برنامه‌ی جدید مدیریت زمان به‌شمار می‌رود.
وقتی ایده‌ای بزرگ از چگونگی گذران‌وقت خود داریم برنامه‌ریزی روزانه بسیار آسان‌تر خواهد بود.
نکته
جهت اِعمال ابزار ویژه‌ی مدیریت زمان، ممکن است علاقه‌مند باشیم از مقاله‌هایی نظیر ذیل بهره ببریم:
- مغلوب کردن راهزنان زمان
با مراجعه به مقاله به‌نشانی ذیل:
The Mind Tools Content Team. (n.d.). Beating the Time Bandits. MindToolsLink 4.
- مدیریت بنیادین زمان
با مراجعه به مقاله به‌نشانی ذیل:
The Mind Tools Content Team. (n.d.). Essential Time Management. MindToolsLink 5.
- غلبه بر اهمال‌کاری و تعلل در کار
با مراجعه به مقاله به‌نشانی ذیل:
The Mind Tools Content Team. (n.d.). Overcoming Procrastination. MindToolsLink 6.
- اولویت‌بندی کارها
با مراجعه به مقاله به‌نشانی ذیل:
The Mind Tools Content Team. (n.d.). Prioritization. MindToolsLink 7.
ممیزی صندوق ورودی
احتمالا بخش زیادی از وقت‌مان صرف پرداختن به ایمیل و دیگر انواع ارتباط‌ها و مکاتبه‌ها می‌شود.
هیچ ممیزی‌ای در مورد مدیریت زمان بدون بررسی چگونگی آزمودن این کار ضروری اما وقت‌گیر کامل نخواهد شد که چگونه این امر را دردست بگیریم.
افرادی هستند که به‌طور مداوم ایمیل‌های‌شان (پیام‌های‌شان در شبکه‌های اجتماعی) را چک می‌کنند و با آن همانند صندوقچه‌ی گنج رفتار می‌کنند و نمی‌توانند منتظر بمانند بدون این‌که محتوای آن را چک کرده باشند.
دیگران با آن همانند طاعون رفتار می‌کنند؛ امید دارند که محتواهای ایمیل‌های‌شان (پیام‌های‌شان در شبکه‌های اجتماعی) خود‌به‌خود از بین بروند.
این در حالی است که با یک رسانه‌ی شاد مواجه هستیم.
باید ایمیل‌ها (پیامها در شبکه‌های اجتماعی) خود را در بالای صفحه نگه داریم؛ در غیر این‌صورت، ما را دفن می‌کند!
با این حال اگر ایمیل‌ها (پیامها در شبکه‌های اجتماعی) را دوباره و دوباره بررسی کنیم موجب اتلاف بسیار زیاد زمان‌مان می‌شویم و فرصت‌های‌مان برای ورود به جریان کارمان و به حداکثر رساندن بهره‌وری خود را ضایع می‌کنیم.
در حال‌حاضر، ایمیل‌ها (پیامها در شبکه‌های اجتماعی) خود را چگونه مدیریت می‌کنیم؟
آیا به‌ترتیب زمانی با ایمیل‌ها (پیامها در شبکه‌های اجتماعی) مواجه می‌شویم؟
یا ترتیب زمانی معکوسی را برای بررسی آن‌ها قایل می‌شویم؟
به چه میزان به فرستنده‌ی ایمیل‌ها (پیامها در شبکه‌های اجتماعی) تعلق‌خاطر داریم و بدین‌علت برای ایمیل‌های‌شان (پیام‌های‌شان در شبکه‌های اجتماعی) اولویت قایل می‌شویم؟
به چه میزان موضوع پیامها برای‌مان جلب‌نظر می‌کند و باعث اولویت‌بخشی آن می‌شود؟
آیا جوک‌ها، پیوندهای ویدیویی سایت‌های نمایش فیلم‌های ویدیویی (نظیر: یوتیوب) و کلیشه‌های عاطفی که به‌شکل زیبایی بر روی ارائه‌های پاورپوینت نظم یافته‌اند برای‌مان جالب هستند؟
یا ممکن است از اهمیت پایین‌تری برای‌مان برخوردار باشند؟
هدف نهایی مدیریت بر ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) عبارت است از: اولویت‌بندی آن‌ها.
وقتی سیستمی برای اولویت‌بندی و رسیدگی به ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) داشته باشیم این امر باعث سریع‌تر در کارها می‌شود و بسیار مؤثرتر عمل خواهیم کرد.
فعالیت
از 1 تا 10 به خودمان امتیاز دهیم؛ در حالی که 10 بیش‌ترین امتیاز محسوب می‌شود.
موارد اولویت‌دار را مدنظر قرار دهیم.
باید یک یا دو بازه‌ی زمانی را برای رسیدگی به ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) در طول روز برنامه‌ریزی کنیم.
صبح و بعدازظهر برای این‌منظور مناسب است.
به بررسی ممیزی زمان بپردازیم و تصمیم بگیریم در روز به چه میزان زمان به مدیریت ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) اختصاص دهیم.
این‌کار را در دوره‌های زمانی مجزا انجام دهیم.
نکته
جمع کل زمان اختصاص داده شده به مدیریت ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی):
..........................................................
این زمان را به ... جلسه در زمان‌های ذیل تقسیم کنیم:
- ...:...
- ...:...
- ...:...
- ...:...
- ...:...
- ...:...
این امر به ماهیت حساس زمانی برخی از ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) می‌پردازد و تضمین می‌کند که یکی از آن‌ها را به‌اشتباه از دست ندهیم.
زمانی که تمرکزمان را از یک ایمیل (و پیام در شبکه‌های اجتماعی) بر روی ایمیل (و پیام در شبکه‌های اجتماعی) دیگر تغییر می‌دهیم ممکن است فکر کنیم یکی از ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) را خوانده‌ایم؛ در حالی که آن را نخوانده‌ایم!
اما به‌هر حال قبل از پاسخگویی به ایمیل (و پیام در شبکه‌های اجتماعی) بررسی کنیم که فرستنده‌ی ایمیل (و پیام در شبکه‌های اجتماعی) یک پیام بعد از آن نفرستاده باشد؛ به‌گونه‌ای که نیاز داشته باشیم قبل از پاسخگویی به پیام جدید، پیام قبلی را درک کرده باشیم.
چهار دی! (The 4 Ds)
کاری را که باید، انجام دهیم! (Do It)، آن را حذف کنیم! (Delete It)، آن را تخصیص دهیم (Delegate It) و در مورد اولویت آن، تصمیم بگیریم (Decide Its Priority)
اکنون می‌دانیم از لحاظ زمانی، ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) را بررسی کنیم ؛ بنابراین مرحله‌ی بعدی آن است که تصمیم بگیریم چگونه این امر را محقق کنیم.
در زمینه‌ی مدیریت ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی)، سیستم چهار دی (The 4 Ds System) به‌خوبی عمل می‌کند.
برای هر ایمیل (و پیام در شبکه‌های اجتماعی) ورودی، چهار گزینه وجود دارد که معادل انگلیسی آن‌ها با حرف دی (D) انگلیسی آغاز می‌شود:
- کاری را که باید، انجام دهیم! (Do It)
- آن را حذف کنیم! (Delete It)
- آن را تخصیص دهیم (Delegate It)
- در مورد اولویت آن، تصمیم بگیریم (Decide Its Priority).
کاری را که باید، انجام دهیم! (Do It)
در برابر درخواست‌ها و پاسخ‌های ساده، فقط کافی است آن را انجام دهیم.
پاسخ دادن و مکتوب کردن پاسخ سریع ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی)، آسان‌تر است از آن‌که برای آن‌ها اولویت قایل شویم.
عبارت «کاری را که باید، انجام دهیم!» هم‌چنین اشاره دارد به مواردی که نیاز نداریم در مورد آن اقدامی انجام دهیم اما می‌خواهیم پوشه‌ای به‌عنوان یک منبع یا مرجع از آن تشکیل دهیم.
آن را حذف کنیم! (Delete It)
بعد از این‌که ایمیلی (و پیامی در شبکه‌های اجتماعی) را مرور کردیم و به این نتیجه رسیدیم که قابلیت اجرا ندارد و نیازی به نگه داشتن آن نیست آن را حذف کنیم.
بسیاری از این پیامها، مواردی هستند که ما در آن‌ها از سایر دریافت‌کنندگان ایمیل (و پیام در شبکه‌های اجتماعی) هم آگاه می‌شویم (CC) (Carbon Copy) (CC-ED)!
برای برخی از افراد، حذف کردن پیامها سخت‌ترین اقدام محسوب می‌شود.
آن‌ها فکر می‌کنند: «اگر در آینده به آن نیاز داشته باشیم چه‌کار باید بکنیم؟»
اگر با این امر مشکل داریم یک پوشه در صندوق ورودی خود برای موارد «آن را حذف کنیم!» ایجاد کنیم.
بدین‌ترتیب چنین پیام‌هایی از صندوق ورودی‌مان خارج می‌شوند و می‌توانیم بعدا و با مشاهده‌ی نتیجه‌ی کار بر اضطراب خود در حذف پیامها مقابله کنیم.
آن را تخصیص دهیم (Delegate It)
آیا اطلاعات ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) شامل مواردی است که باید به شخص دیگری منتقل شود تا آن شخص بتواند براساس آن اقدام کند؟
آیا چیزی است که نیازی نیست خودمان اقدامی در برابر آن انجام دهیم؟
سعی کنیم تا حد امکان تخصیص دهیم و همیشه مطمئن شویم که در واقع، تخصیص‌پذیر است!
برای کسب اطلاعات بیش‌تر در این مورد که آیا می‌توانیم تخصیص دهیم یا ندهیم به مقاله به‌نشانی ذیل مراجعه کنیم:
(Premium Members)
Link 8
(Standard Members)
Link 9
در مورد اولویت آن، تصمیم بگیریم (Decide Its Priority)
هنگامی که راه خود را از طریق ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) کوتاه می‌کنیم آن‌چه باقی می‌ماند مواردی هستند که باید نسبت به آن‌ها مبادرت ورزیم.
قبل از شروع به اقدام و مواجهه با آن، نیاز داریم برای آن‌ها اولویت قایل شویم.
فقط بدین‌دلیل که ابتدا ایمیلی (و پیامی در شبکه‌های اجتماعی) را خوانده‌ایم یا از طرف رئیس‌مان فرستاده شده است به این معنی نیست که از همه مهم‌تر است.
فعالیت
پانزده ایمیل آخری (و پیام آخر در شبکه‌های اجتماعی) که دریافت کرده‌ایم و هنوز در صندوق ورودی‌مان هستند را در جدول 6 ثبت کنیم.
در کنار هر فعالیت، یکی از چهار اقدام ممکن ذیل را یادداشت کنیم:
- کاری را که باید، انجام دهیم! (Do It)
- آن را حذف کنیم! (Delete It)
- آن را تخصیص دهیم (Delegate It)
- مورد اولویت آن، تصمیم بگیریم (Decide Its Priority).
در مواردی که یا باید تخصیص انجام شود یا تصمیم‌گیری شود ترتیب اولویت‌ها را تعیین کنیم.
ابزارهای بسیاری نظیر: «تجزیه و تحلیل شبکه» (The Grid Analysis) و «ماتریس فوریت، اهمیت» (The Urgent/Important Matrix) وجود دارد که می‌توانیم برای اولویت قایل شدن از آن‌ها بهره ببریم:
-
-
برای تمرین در مورد تکنیک‌های اولویت‌بندی می‌توانیم به مقاله‌ی ذیل مراجعه کنیم:
اگر بخواهیم هر روز از این سیستم برای صندوق ورودی خود استفاده کنیم مدیریت ایمیل‌های خود (و پیام‌های خود در شبکه‌های اجتماعی) را چگونه ارزیابی می‌کنیم؟
بهتر است در حال‌حاضر برای ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) در صندوق ورودی‌مان اولویت قایل شویم
این یک راه بسیار ساده برای از بین بردن موفقیت‌امیز انباشتگی ناخوشایند ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی) محسوب می‌شود و با حذف «سر و صدا» ناشی از ایمیل‌های بی‌اهمیت (و پیام‌های بی‌اهمیت در شبکه‌های اجتماعی) - که برای جلب‌توجه فریاد می‌زنند - متوجه می‌شویم که می‌توانیم ایمیل‌ها (و پیام‌های خود در شبکه‌های اجتماعی) خود را به‌طور مؤثری مدیریت کنیم.
این چیزی نیست که از آن بترسیم یا از آن اجتناب کنیم بلکه می‌توانیم آن را در روز خود مانند هر کار اداری دیگری برنامه‌ریزی کنیم.
نکته‌های مهمی برای یادگیری
ممیزی زمان (Time Auditing)، فرایندی بااهمیت به‌شمار می‌رود.
تا زمانی که ندانیم زمان‌مان را کجا می‌گذرانیم امید کمی برای هدایت آن به جاهایی داریم که باید در آن‌جا صرف شود.
پس از تکمیل یک «گزارش فعالیت‌ها» (Activity Log)، نیاز به مدیریت و کنترل دقیق زمان فورا آشکار می‌شود و این امر می‌تواند کاملا ترسناک باشد؛ این‌که بدانیم فعالیت‌های بی‌اهمیت و بی‌ارزش چقدر از زمان‌مان را صرف خود می‌کنند.
تعیین این‌که «کجا» (Where) باید وقت خود را صرف کنیم و تصمیم‌گیری در مورد این‌که «چقدر زمان» (How Much Time) صرف کنیم با استفاده از «ماتریس اولویت فعالیت‌ها» (The Action Priority Matrix) انجام می‌شود.
این شبکه‌ی ساده به ما این امکان را می‌دهد که به‌وضوح ببینیم چه فعالیت‌هایی را باید انجام دهیم و چه فعالیت‌هایی را نباید انجام دهیم.
وقتی به «تأثیر» (Impact) در برابر «تلاش» (Effort) نگاه می‌کنیم آن‌چه به‌نظر می‌رسد آن است که استفاده‌ی مؤثری از زمان نشده است.
در نهایت، کنترل یکی از بزرگ‌ترین اتلاف‌کنندگان زمان یعنی ایمیل‌ها (و پیامها در شبکه‌های اجتماعی)، گام بزرگی به‌سوی مدیریت مؤثر زمان است.
با برخی اقدام‌های قاطع و اولویت‌بندی صحیح می‌توانیم ایمیل‌های خود (و پیام‌های خود در شبکه‌های اجتماعی) را تحت‌کنترل داشته باشیم و کارهایی را ادامه دهیم که واقعا به توجه‌مان نیاز دارند.
منابع
Mind Tools Career Excellence Club. (n.d.). Bite-Sized TrainingTM: Time Management Audit. MindTools.
Link.