حل‌مسأله درون یک تیم (مهارت‌های حل‌مسأله‌ی شماره‌ی 2)

سلام! من «ادوارد موزیو»، مدیر اجرایی «گروه هارمونیکس» (Group Harmonics) هستم. امروز قصد دارم با شما درباره‌ی چگونگی «حل سریع آن» (Solve it Once) در جلسه‌های حل‌مسأله‌ی گروهی صحبت کنم. حل‌مسأله به‌شکل گروهی سخت است. اگر تاکنون بخشی از یک تیم بوده باشید که بارها و بارها اقدام به حل یک مسأله‌ی مشابه کرده باشید می‌دانید چقدر سخت است که به راه‌حل یک مسأله در یک گروه دست یافت. «مدل ساعت شنی» (Hourglass Model) ابزاری است که شما می‌توانید به‌کار ببرید تا تخمین بزنید کجا زمان و انرژی‌تان را در جلسه‌های حل‌مسأله‌ی گروهی صرف می‌کنید تا احتمال به‌دست آوردن راه‌حلی را افزایش دهید که تطبیق داشته باشد. در این‌جا می‌خواهیم در این مورد صحبت کنیم که این مدل چگونه عمل می‌کند. شما سریعا متوجه می‌شوید که این مدل به دو بخش تقسیم می‌شود.

بخش بالایی همگی درباره‌ی این واقعیت‌ها است. این بخشی است از مدل است که در آن شما درباره‌ی داده‌ها و چیزهایی صحبت می‌کنید که از آن اطلاع دارید.

اکنون شما با یک مسأله آغاز می‌کنید.

این خطوطی که در این‌جا نزدیک یکدیگر هستند بیانگر این امر هستند که شما موافق هستید که یک مشکل وجود دارد. در حالی که افراد در تیم شروع به مخالفت می‌کنند این خطوط از هم دور می‌شوند. این امر تا زمانی صحیح است که شما مخالفت کرده و تنها در حال صحبت درباره‌ی واقعیت‌ها و داده‌ها هستید؛ نه درباره‌ی ایده‌ها و راه‌حل‌ها ... در حالی که تا مدتی مخالفت می‌کنید دوباره نهایتا با چند موردی برمی‌خورید که با یکدیگر موفق هستید. این موافقت در داده‌ها می‌باشد. این مجموعه داده‌های مشترک محسوب می‌شود ... و این امر بدین‌معناست که هرکسی هم‌اکنون در همان طرفی قرار دارد که ما از آن اطلاع داریم. تنها پس از آن‌ است که به بخش دوم مدل حرکت می‌کنید که درباره‌ی «تفسیر» چیزی است که بعدا به‌طور خلاصه آن را مطرح خواهم کرد ...

تفسیر ... اکنون در حال آغاز صحبت در این‌باره هستیم: «داده به چه معناست؟» دوباره شروع خواهیم کرد به مخالفت بر روی آن‌چه مفهوم «داده» را تشکیل می‌دهد ... و در حالی که پیش می‌رویم امیدوارانه به توافق نهایی در مورد راه‌حل دست می‌یابیم. این آن‌چیزی است که واقعا باید انجام دهیم. اگر یک ساعت بر روی آن قرار دهیم این‌جاست که باید نشان دهد به چه چیز شبیه است. اولین 50 درصد زمان در جلسه باید تنها صرف این واقعیت‌ها شود: یعنی تنها داده‌ها، تنها آن‌چه از آن اطلاع داریم.

سپس حدود 30 درصد زمان باید صرف این امر گردد که درباره‌ی تفسیرهای ممکن بحث و مخالفت شود.

تنها 20 درصد زمان واقعا باید به بحث در مورد راه‌حل اختصاص یابد. اجازه دهید مثالی در این مورد مطرح کنم:

اجازه دهید فرض کنیم ما کمیته‌ی فرعی مالی یک هیأت‌مدیره هستیم. هیأت‌مدیره بر روی درامد تمرکز کرده است و مسؤولیت کمیته‌ی فرعی آن است که توصیه‌هایی ارائه کند. اجازه دهید بگویم ما جلسه‌ای یک‌ساعته داشته‌ایم. به این معنا که باید 30 دقیقه‌ی اول جلسه را تنها به صحبت درباره‌ی واقعیت‌هایی نظیر ذیل صرف کنیم این‌که:

سپس باید حدود 18 دقیقه درباره‌ی مفهوم آن داده‌ها صحبت کنیم؛ این‌که:

و تنها حدود 12 دقیقه‌ی پایانی باید به صحبت درباره‌ی راه‌حل‌های واقعی، توصیه‌های حقیقی و رسیدن به یک توافق صرف شود.

اکنون اگر به‌نظر می‌رسد 12 دقیقه برای بیان راه‌حل‌ها کافی به‌نظر نیاید ... بدین‌معناست که یک‌ساعت برای صحبت در کل جلسه زمان کافی‌ای نبوده است.

شما هرگز نمی‌خواهید خودتان را گول بزنید و وقت ناکافی‌ای برای این بخش اول مدل اختصاص دهید. اگر این‌گونه عمل کنید این اتفاق خواهد افتاد:

شما با مسأله‌ای آغاز می‌کنید و سپس شروع به مخالفت می‌نمایید. هرکسی در این مورد که چه کاری باید انجام دهد از عقیده‌ی مخصوص به خود برخوردار است و شما جلسه را با دسته‌هایی از راه‌حل‌های ممکن به پایان خواهید برد؛ در حالی که هر کسی بر عقیده‌ی خود پافشاری می‌کند.

نهایتا شما یک یا بیش از یک راه‌حل را انتخاب و اجرا خواهید کرد. مشکل این‌جاست که هیچ‌یک از این راه‌حل‌ها همیشه به‌خوبی این راه‌حل نیست؛ به‌خاطر آن‌که این‌ راه‌حل‌ها بر روی عقاید جمع افراد بنا نهاده شده است. این راه‌حل بر هوش مشترک و راه‌حل‌های مشترک تمام گروه قرار گرفته است. بنابراین دفعه‌ی بعد که شما در موقعیت حل‌مسأله در یک تیم قرار گرفتید از ارائه‌ی رؤوس مطالب مطابق مدل «ساعت شنی» (Hourglass) بهره ببرید؛ زمان‌ها را محاسبه کنید و از آن به‌عنوان راهنمایی برای آن‌چه در تیم‌تان انجام می‌دهید بهره ببرید. اگر این‌گونه عمل کنید با احتمال بیش‌تری به راه‌حلی دست می‌یابید که مناسب باشد. احتمالا به «حل سریع آن» (Solve it Once) مسأله دست می‌یابید.