مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور (مدیریت زمان شماره‌ی 3)

در حال‌حاضر چه‌چیزی واقعا به توجه ما نیاز دارد؟

تصور کنیم که رئیس‌مان از ما خواسته است که یک ارائه‌ی مهم برای جلسه‌ی بعدی هیأت‌مدیره فراهم آوریم. ما فقط چند روز فرصت داریم تا مطالب را جمع‌اوری و سرهم‌بندی کنیم؛ حجم کاری‌مان در حال‌حاضر زیاد است و بسیاری از کارهای بافوریت دیگر را در فهرست کارهای خود داریم. به‌همین دلیل نگران هستیم و نمی‌توانیم تمرکز داشته باشیم و به‌نظر می‌رسد همه‌چیز موجب حواس‌پرتی ما می‌شود.

عوامل استرس‌زای زمانی از جمله گسترده‌ترین و فراگیرترین منابع فشار در محل کار محسوب می‌شوند و در نتیجه، انجام کارهای بیش از حد (Too Much to Do) در زمان بسیار کم (Little Time) اتفاق می‌افتد. بنابراین چگونه می‌توانیم بر این استرس غلبه کنیم و کارهایی را انجام دهیم که برای انجام یک کار خوب ضروری به‌شمار می‌روند؟

«مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور» به ما کمک می‌کند در مورد اولویت‌های‌مان فکر کنیم و مشخص نماییم کدام‌یک از فعالیت‌های‌مان مهم هستند و کدام‌ها اساسا باعث حواس‌پرتی‌مان می‌شوند.

در یک سخنرانی در سال 1333 شمسی (1954 میلادی) در مجمع دوم شورای جهانی کلیساها (The World Council of Churches)، آیزنهاور (Dwight David Eisenhower) رئیس‌جمهور اسبق ایالات متحده‌ی امریکا - که به‌نقل از دکتر میلر (James Roscoe Miller)، رئیس وقت دانشگاه نورث وسترن (Northwestern University) (NU) سخن می‌گفت - چنین اظهار داشت: «من با دو نوع مشکل مواجه هستم:

مشکلات دارای فوریت، بااهمیت محسوب نمی‌شوند و مشکلات دارای اهمیت هرگز از فوریت برخوردار نیستند».

گفته می‌شود که «مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور» به چگونگی سازماندهی حجم کار (Workload) و اولویت‌ها (Priorities) نظر دارد. آیزنهاور تشخیص داد که مدیریت برتر زمان (The Great Time Management) به‌معنای انجام امور صحیح (Effectiveness) و هم‌چنین انجام صحیح امور (Efficiency) است. به‌عبارت دیگر، باید وقت خود را صرف کارهای بااهمیت کنیم و نه‌فقط کارهای دارای فوریت. برای انجام این امر و برای به‌حداقل رساندن استرس ناشی از ضرب‌الاجل‌های بسیار محدود (Tight Deadlines) باید موارد متمایز ذیل را درک کنیم:

وقتی می‌دانیم کدام فعالیت‌ها از اهمیت برخوردار هستند و کدام فوریت دارند می‌توانیم بر تمایل طبیعی تمرکز بر فعالیت‌های دارای فوریت و در عین حال بی‌اهمیت غلبه کنیم تا بتوانیم زمان کافی برای انجام کارهای ضروری در جهت موفقیت خود داشته باشیم. این راهی است که ما را از وضعیت «آتش‌نشانی» (Firefighting) به موقعیتی می‌رسانند که می‌تواند موجبات رشد در کسب ‌و کار و مشاغل خود را فراهم آورد.

برای استفاده از مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور، تمام فعالیت‌ها و پروژه‌هایی را که احساس می‌کنیم باید انجام دهیم فهرست کنیم. تلاش کنیم هر چیزی را که وقت‌مان را در محل کار می‌گیرد - هرچند بی‌اهمیت باشد - درنظر بگیریم [اگر زمان خود را با استفاده از فهرست کارها یا برنامه‌های اجرایی‌ای مدیریت کنیم که باید انجام دهیم (To-Do List or Action Program) این امر را پیشاپیش محقق کرده‌ایم].

سپس در مورد هر فعالیت فکر کنیم و آن را در یکی از چهار دسته‌ی ذیل قرار دهیم (شکل 1):

سپس از راهبردهای توصیف شده‌ی ذیل بهره ببریم تا برای فعالیت‌ها، ضرب‌الاجل قایل شویم:

دو نوع متمایز از فعالیت‌های بااهمیت و دارای فوریت وجود دارد:

می‌توانیم با برنامه‌ریزی قبلی و هم‌چنین اجتناب از به‌تعویق افتادن (Procrastination)، فعالیت‌های لحظه‌ی آخری (Last-Minute Activities) را حذف کنیم. با این حال، همیشه نمی‌توانیم برخی از مسائل و بحران‌ها را پیش‌بینی کنیم یا از آن اجتناب نماییم.

در این‌جا، بهترین رویکرد آن است که زمانی را در برنامه‌ی خود برای رسیدگی به مسائل غیرمنتظره (Unexpected Issues) و فعالیت‌های مهم و در عین‌حال برنامه‌ریزی نشده (Unplanned Important Activities) اختصاص دهیم (اگر بحران مهمی رخ دهد نیاز خواهیم داشت برای کارهای دیگر دوباره ضرب‌الاجل تعیین کنیم).

اگر فعالیت‌های بافوریت بالا و با اهمیت بالای زیادی داریم مشخص کنیم کدام‌یک از این کارها را می‌توانستیم پیش‌بینی کنیم و به این فکر نماییم که چگونه می‌توانیم فعالیت‌های مشابه را از قبل برنامه‌ریزی نماییم تا گرفتار فوریت بالا نشوند.

فعالیت‌هایی که دارای اهمیت بالا اما فاقد فوریت هستند کمک می‌کنند به اهداف شخصی و حرفه‌ای خودمان دست یابیم و از عهده‌ی تکمیل کارهای بااهمیت براییم. مطمئن شویم که زمان بسیار زیاد و مناسبی برای این امور درنظر گفته باشیم؛ به‌گونه‌ای که این امور گرفتار فوریت بالا نشوند. هم‌چنین به‌یاد داشته باشیم که زمان کافی در برنامه‌ی خود برای مقابله با مشکلات پیش‌بینی نشده اختصاص دهیم. این امر شانس‌مان را برای ادامه‌ی مسیر به‌حداکثر می‌رساند و به ما کمک می‌کند از افزایش فوریت استرس ناشی از کار اجتناب کنیم.

کارهای فاقد اهمیت اما دارای فوریت، مواردی هستند که مانع دستیابی به اهداف می‌شوند. از خود بپرسیم که آیا می‌توانیم این امور را مجددا برنامه‌ریزی کنیم یا به تفویض آن‌ها بپردازیم. منبع مشترک (Common Source) چنین فعالیت‌هایی، دیگر افراد به‌شمار می‌روند.

گاهی‌اوقات مناسب است که مؤدبانه به افراد «نه» بگوییم یا آن‌ها را تشویق کنیم تا خودشان مشکل را حل کنند.

مقاله‌ با عنوان ذیل در این موارد به ما کمک خواهد کرد:

از طرف دیگر سعی کنیم زمان‌هایی را به این امر اختصاص دهیم که دردسترس باشیم؛ فرصت‌های زمانی‌ای داشته باشیم تا افراد بدانند که می‌توانند با ما صحبت کنند. یک راه خوب برای تحقق این امور آن است که جلسه‌های منظمی را با افرادی ترتیب دهیم که مرتب حرف ما را قطع می‌کنند تا بتوانیم به یک‌باره به همه‌ی مسائل آن‌ها رسیدگی کنیم. سپس می‌توانیم برای مدت طولانی‌تری بر روی فعالیت‌های بااهمیت خود تمرکز کنیم.

فعالیت‌های «فاقد اهمیت و فاقد فوریت» تنها موجب حواس‌پرتی‌مان می‌شوند؛ در صورت امکان از این موارد اجتناب کنیم. به‌سادگی می‌توانیم این موارد را نادیده بگیریم (Ignore) یا بسیاری از آن موارد را لغو کنیم (Cancel). با این حال، برخی ممکن است فعالیت‌هایی باشند که دیگران از ما می‌خواهند انجام دهیم؛ حتی اگر به دستیابی به نتایج دلخواه‌مان کمکی نکنند.

البته اگر بتوانیم مجددا مؤدبانه بگوییم: «نه» و توضیح دهیم که چرا نمی‌توانیم چنین کارهایی را انجام دهیم. اگر افراد ببینند که ما در مورد اهداف و مرزهای خود شفاف هستیم اغلب از ما درخواست نمی‌کنند که در آینده، فعالیت‌های «فاقد اهمیت» را انجام دهیم.

«مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور» به ما کمک می‌کند سریعا به شناسایی فعالیت‌هایی بپردازیم که باید بر آن‌ها تمرکز کنیم و در عین حال از فعالیت‌هایی آگاه شویم که باید نادیده بگیریم.

وقتی از این ابزار برای اولویت‌بندی زمان خود استفاده می‌کنیم می‌توانیم هم‌زمان با اهداف مهم و بلندمدت و با مسائل واقعا فوری مقابله کنیم.

برای استفاده از این ابزار (مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور)، تمام وظایف و فعالیت‌های خود را فهرست کنیم و هرکدام را در یکی از دسته‌های ذیل قرار دهیم:

سپس وظایف و فعالیت‌ها را براساس اهمیت و فوریت آن‌ها برنامه‌ریزی کنیم.

در اینفوگرافی ذیل، «مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور» به‌تصویر کشیده شده است: