گزارش نقاط عطف پروژه (مدیریت پروژه‌ی شماره‌ی 3)

بسیاری از مدیران در موقعیت‌هایی قرار می‌گیرند که به آن‌ها گفته می‌شود که کار در مرحله‌ی خاصی از پروژه، ۸۰ درصد انجام شده است؛ اما در بسیاری از موارد به‌شکل خودآگاهانه‌ای متوجه می‌شوند که آن پروژه برای اتمام، هفته‌ها یا حتی ماه‌ها به‌طول کشیده است. بدین‌دلیل که 20 درصد آخر کار بیش‌تر از زمان برنامه‌ریزی شده به‌طول انجامیده است.

اگر تا به حال در این موقعیت قرار گرفته‌ایم و عواقب دردناکی را متحمل شده‌ایم می‌دانیم که چرا مدیران باتجربه به‌دقت بررسی می‌کنند که چگونه تاریخ‌های اتمام واقعی با تاریخ‌های اتمام برنامه‌ریزی شده در نقاط عطف خاص در پروژه‌ها با یکدیگر مقایسه می‌شوند. این امر به آنان امکان می‌دهد اقدام‌های اصلاحی انجام دهند یا انتظارهای افراد را به‌درستی مدیریت کنند و این‌جا است که گزارش نقاط عطف پروژه (Project Milestones) اهمیت می‌یابد.

یک نقطه‌ی عطف واقعی نشانگری است که به ما می‌گوید از یک نقطه‌ی خاص (A Certain Point) چقدر فاصله داریم و بنابراین آگاه می‌شویم که چقدر راه رفته‌ایم یا چقدر باید سفر کنیم.

نقاط عطف پروژه دقیقا این نقش را در طرح پروژه (Project Plan) ایفا می‌کند. آن‌ها رویدادهایی مهم و موارد تحویلی (Deliverable Events) یا دارای وابستگی‌های متقابلی (Interdependency Events) را مشخص می‌کنند که برای تداوم پروژه در مسیر اجرا نیاز به زیرنظر گرفتن دارند.

گزارش پروژه نشان‌دهنده‌ی نقاط عطفی است که به ما نشان می‌دهد که به چه‌چیزی دست یافته‌ایم و چه کارهای دیگری باید انجام شود تا پروژه باموفقیت و به‌موقع انجام شود. یک «گزارش نقطه‌ی عطف پروژه» تنها یکی از راه‌های بسیار برای زیرنظر گرفتن و ارائه‌ی وضعیت (Status) یک پروژه به‌شمار می‌رود.

«گزارش نقطه‌ی عطف پروژه»، رویکردی مفید در پروژه‌های بزرگ یا پیچیده (با وابستگی‌های متقابل زیاد) است؛ زیرا به ارائه‌ی اطلاعات به‌شیوه‌ای معنی‌دار و در عین حال مختصر کمک می‌کند و نشان می‌دهد که چه‌چیزی واقعا به‌دست آمده است تا این‌که نشان‌دهنده‌ی اجزای تلخ چگونگی دستیابی به آن باشد.

این مقاله به ما کمک می‌کند تا در این مورد فکر کنیم که چگونه می‌خواهیم نقاط عطف به ما گزارش شود.

بسیاری از سازمان‌ها از رویکردها (Approaches) و روش‌شناختی‌های خاصی (Specific Methodologies) برای مدیریت پروژه و گزارش پیشرفت و وضعیت آن‌ها بهره می‌برند.

قبل از این‌که رویکرد جدیدی را تعیین کنیم ببینیم که آیا رویکردهای موجود، نیازهای‌مان (Our Needs) را تأمین می‌کند یا خیر.

نکته‌ی‌ دوم

به‌یاد داشته باشیم که آماده‌سازی چنین گزارش‌هایی، زمان‌بر است.

اگر به‌دنبال اطلاعات بیش از حد جزوبه‌جزو باشیم یا اطلاعاتی را بخواهیم که واقعا به آن نیاز نداریم کارایی مدیر یا عضو تیم همکاران تهیه‌کنندگان گزارش را کاهش خواهیم داد. به‌هر حال، زمان صرف شده برای تهیه‌ی گزارش معادل زمانی است که صرف کار بر روی پروژه نشده است!

یک «گزارش نقطه‌ی عطف پروژه» به اشکالی مختلفی تهیه می‌شود. بعضی از آن‌ها به‌شکلی شفاهی و داستانی ارائه می‌شوند. برخی دیگر از گزارش‌های نقطه‌ی عطف پروژه به‌شکل کمی (Quantitative) یا گرافیکی (Graphical) تهیه می‌شوند و از صفحه‌های گسترده (Spreadsheets) یا نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) برای مدیریت داده‌ها در نقاط عطف و پیگیری پیشرفت (Progress) و تکمیل (Completion) بهره‌‌برداری می‌شود.

اگر تیم همکاران از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کند به‌احتمال زیاد این نرم‌افزار به آن‌ها کمک می‌کند تا گزارش‌های نقاط عطف پروژه به‌روشی خاص تهیه شوند؛ لذا تا می‌توانیم بهترین استفاده را از این ویژگی‌های به‌هم پیوسته (In-Built Features) داشته باشیم.

اگر نیاز داریم یک گزارش نقطه‌ی عطف پروژه تهیه کنیم قالب ذیل برای شروع مناسب به‌نظر می‌رسد.

«گزارش نقطه‌ی عطف پروژه» همراه با توضیح ذیل به ما کمک می‌کند تا اصول گزارش‌دهی را با اجزای بیش‌تری درک کنیم و به ما کمک می‌کند از این ابزار گزارش‌دهی به بهترین شکلی برای پروژه‌ی خود بهره ببریم.

ابتدا یک قالب برای «گزارش نقطه‌ی عطف پروژه» دانلود می‌کنیم. این قالب شامل تمام عناصری است که معمولا در یک «گزارش نقطه‌ی عطف پروژه» یافت می‌شود.

بخش اول یک گزارش نقطه‌ی عطف مشتمل بر: نقاط عطف تکمیل‌یافته (Milestones Completed) آن‌چیزی را توصیف می‌کند را که تاکنون اتفاق افتاده است. این بخش از گزارش، خلاصه‌ای از آن‌چیزی است که انجام شده است و زمانی را مشخص می‌کند که برای انجام آن صرف شده است.

در بخش «شرح نقاط عطف» از اجزایی صحبت می‌شود که برای تکمیل مشخصات نقاط عطف (Milestone Specification) فراهم شده است.

زمانی که نقطه‌ی عطف با توجه به برنامه‌ی حال‌حاضر پروژه (The Current Project Plan) تحقق می‌یابد به ثبت نقاط عطف آن مبادرت ورزیم.

زمانی که نقطه‌ی عطف واقعا تحقق می‌یابد به ثبت آن مبادرت ورزیم.

بخش اظهارنظرها برای ارائه‌ی موارد جزوبه‌جزو از تغییرها در برنامه‌ی اولیه (Original Plan) است؛ به‌عبارت دیگر از این امر صحبت به‌میان می‌آورد که چرا تاریخ انجام کار از دست رفته است یا چرا موارد تحویلی (Deliverables) دستخوش تغییر شده است.

موارد تحویلی تنها به‌عنوان تکمیل‌یافته نشان داده می‌شوند زمانی که 100 درصد از رویدادها تکمیل‌یافته باشند. 99 درصد از رویدادها هنوز از آزادی عمل برخوردار هستند و به‌اندازه‌ی کافی خوب به‌نظر نمی‌رسند!

اطمینان یابیم که موارد تحویلی و تکمیل‌شده را بررسی کرده باشیم تا مطمئن شویم که واقعا تکمیل شده‌اند و از کیفیت قابل قبولی (Acceptable Quality) برخوردار هستند.

در این مقاله می‌خواهیم از مواردی صحبت کنیم که در گزارش وضعیت نقاط عطف آینده (The Status of Future Milestones) مورد استفاده قرار می‌گیرد. هم‌چنین می‌خواهیم از مواردی صحبت کنیم که در گزارش وضعیت نقاط عطف آینده (The Status of Future Milestones) مورد استفاده قرار می‌گیرد.

علاوه بر آن می‌خواهیم در مورد وضعیت نقاط عطف یاداوری کنیم و به درک تغییرها در برنامه‌ی اولیه‌ی پروژه در صورت لزوم بپردازیم.

به‌یاد داشته باشیم نقاط عطف، رویدادهای مهمی محسوب می‌شوند؛ بنابراین قبل از تحقق کامل وظایف و مسؤولیت‌ها با گزارش‌دهی در مورد وضعیت آن‌ها به ارائه‌ی روشی برای اصلاح برنامه‌ی اصلی پروژه (The Master Project Plan) خواهیم پرداخت.

برای این‌که نقطه‌ی عطف، کامل (Complete) در نظر گرفته شود چه کاری باید انجام دهیم؟

«تاریخ انجام کار» در «نقطه‌ی عطف» براساس «برنامه‌ی اصلی پروژه» (یا برنامه‌ی اصلاح‌شده‌ی قبلی) (Previously Modified Plan) کدام است؟

در مورد وضعیت پروژه موارد ذیل را ثبت کنیم:

در گزارش نقطه‌ی عطف پروژه‌ی‌ ممکن است از یک سیستم سبز، نارنجی و قرمز استفاده کنیم؛ در عین‌حال می‌توانیم آن را متناسب با شرایط خاص اصلاح کنیم.

اصلاح تاریخ انجام کار (Due Date) مرتبط با نقطه‌ی عطف، آخرین گزینه‌ و راهبرد ما (The Last Resort Option) به‌حساب می‌آید.

اگر این امر ضروری به‌نظر برسد «تاریخ اصلاحی انجام کار» را ثبت و ضبط کنیم. به‌یاد داشته باشیم که تغییرها در نقاط عطف اغلب به‌معنای تغییرها در دیگر تاریخ‌ها در برنامه‌ی پروژه به‌حساب می‌آید.

این جایی است که یادداشت می‌کنیم که برای بازگرداندن نقطه‌ی عطف به هدف و یا عواقب اصلاح تاریخ انجام کار چه کار باید بکنیم و هم‌چنین به چه اقدام‌هایی برای اشاره به این مسائل مبادرت ورزیم.

اطمینان حاصل کنیم که زمان صرف شده برای تکمیل گزارش نقطه‌ی عطف برای پروژه منفعت دارد. این بدان‌معنا است که باید به‌طور مداوم ارزیابی کنیم که آیا برای پروژه‌ی‌مان ارزشمند است یا خیر و اگر بدین نتیجه رسیدیم که ارزش دارد فقط عناصری را در این گزارش بگنجانیم که به ما کمک می‌کند پروژه‌ی خود را در مسیر دستیابی به هدف حفظ کنیم.

گزارش‌ نقطه‌ی عطف پروژه به ما کمک می‌کند تا بر پیشرفت و نتایج پروژه‌هایی نظارت کنیم که زیرنظر داریم تا بتوانیم در صورت لزوم از اقدام‌های اصلاحی (Corrective Action) بهره ببریم.

این گزارش هم‌چنین یک ایست بازرسی کنترلی ارزشمندی به‌حساب می‌آید که به مدیر پروژه کمک می‌کند تا تمام بخش‌های یک پروژه را به‌صورت روان (Smoothly) و با همکاری دیگران (Cooperative with One Anoher) حفظ کند.

قالب یک «گزارش نقطه‌ی عطف» از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است؛ اما محتوای آن کاملا مشابه است و دربرگیرنده‌های متغیرهایی نظیر ذیل است:

وقتی یک گزارش نقطه‌ی عطف پروژه کامل می‌شود گزارشی کوتاه از وضعیت هر نقطه‌ی عطف را به ما نشان می‌دهد و به ما کمک می‌کند تا براساس آن، برنامه‌ریزی کنیم و آماده شویم.