مدیریت در دنیایی از تغییرهای سریع و پیشبینی نشده، عدم قطعیتها، پیچیدگیها و عدم شفافیتها
رشد و توسعه، رونق و شکوفایی (Thriving) در زمان تلاطمها (Turbulance)
تیم محتوایی مایندتولز
(The Mind Tools Content Team)
مترجم: محمد ابراهیم علیمردانی
شرکت فراسازه دج کاوان
مقدمه
دنیای کسب و کار در چند دههی گذشته بهطرز چشمگیری دستخوش تغییر شده است و ما اکنون در جامعهای بههم مرتبط و پیوسته (Connected Society) زندگی میکنیم که تغییرها میتواند سریع، مداوم و پیشبینیناپذیر باشد.
پیشرفتهای سریع در فناوریها موجب ایجاد محیطی شده است که در آن، اینترنت، گوشیهای هوشمند و رسانههای اجتماعی در همهجا حضور داشته باشند و رویدادهای جهانی مانند: بحران مالی سال 1387 شمسی (2008 میلادی)، همهگیری کووید و اخیرا درگیریها در اوکراین موجب افزایش احساس تلاطم و نوسانهای شدید، خطر و پیشبینیناپذیر بودن شده است.
سیالیت (Flux) جایگزین احساسهایی نظیر: اطمینان و قطعیت (Certainty)، ثبات (Stability) و آشنا و معمولی (Familiarity) شده است که مردم تاکنون به آن عادت داشتهاند.
چنین محیطی را میتوان با استفاده از کلمهی مخفف ووکا (VUCA) توصیف کرد که حروف آن، اول کلمههای معادل انگلیسی چهار کلمهی ذیل است:
- تغییر سریع و پیشبینی نشده (Volatile)؛
- عدم قطعیت (Uncertainity)؛
- پیچیدگی(Complexity)؛
- عدم شفافیت (Ambiguity).
در اینجا دربارهی معنای ووکا صحبت میکنیم و بر این امر نظر میافکنیم که چگونه برای عناصر تشکیلدهندهی آن آماده شویم و بحث کنیم؛ بهگونهای که بتوانیم در دنیای پیشبینیناپذیر کسب و کار، بهشکلی موفقیتامیزی مدیریت کنیم.
ووکا چیست؟
دانشکدهی جنگ ارتش ایالات متحدهی امریکا (The United States Army War College) یکی از اولین سازمانهایی است که بعد از حملههای تروریستی یازده سپتامبر در سال 1381 شمسی (2001 میلادی) از کلمهی ووکا بهره برد.
طراحان نظامی آن کشور نگران محیط کاملا ناآشنا و متفاوت امنیت بینالمللی بودند که بهوجود آمده بود و بنابراین از کلمهی ووکا برای توصیف آن استفاده کردند.
ووکا بر چهار کلمهی ذیل دلالت دارد:
- تغییر سریع و پیشبینی نشده (Volatile)
تغییر از نظر ماهیت (Nature) و گستره (Extent)، سریع و پیشبینیناپذیر است.
- عدم قطعیت (Uncertain)
وضعیت حالحاضر، ناشفاف (Unclear) است و آینده، قطعی نیست (Uncertain).
- پیچیدگی (Complex)
عوامل غیرمرتبط و ناپیوستهی بسیاری ایفای نقش میکنند و دارای پتانسیل اثرگذاری هستند که منجر به بینظمی و آشفتگی (Chaos) و گیجی (Confusion) میشود.
- عدم شفافیت (Ambiguous)
دربارهی موقعیتها، یک نوع عدم شفافیت (Lack of Clarity) یا عدم آگاهی (Lack of Awareness) وجود دارد.
محققی بهنام جانسون (Bob Johansen)، عضو «انجمن آینده» (Institute for the Future) در سال 1388 شمسی (2009 میلادی) در کتابش با عنوان: «رهبران، آینده را میسازند - ده مهارت رهبری برای جهان دارای عدم قطعیت» (Leaders Make the Future: Ten New Leadership Skills for an Uncertain World)، ووکا را برای دنیای کسب و کار مطرح کرد.
او عادت داشت از نیروهای تلاطم و پیشبینیناپذیری برای تغییر بهره ببرد تا بتواند سازمانها را تحتتأثیر قرار دهد و او از این امر بحث میکرد که نیاز داریم از مهارتها، رویکردها و رفتارهای جدیدی جهت مدیریت در مواجهه با چهار تهدید ووکا بهره ببریم.
ووکا بیانگر این امر است که مجموعهای از چالشها وجود دارد که افراد، تیمها، مدیران و سازمانها در صنایع همگی مجبور هستند که با آن چالشها دست و پنجه نرم کنند.
تکتک این چالشها بهتنهایی میتوانند بااهمیت باشند؛ اما زمانی که چالشها زیاد شوند میتوانند مهیب باشند.
نکته
ووکا علیرغم چالشهایاش امکان ندارد تهدیدهای یکسانی را برای همهی صنایع نشان دهد.
بهعنوان مثال، کسب و کارهای خاصی هستند که ممکن است از پایداری (Stablility)، محفاظت (Protection) یا قوانین و مقررات (Regulation) بیشتری برخوردار باشند ...بهعنوان مثال، کسب و کارهای خاصی هستند که ممکن است از پایداری (Stablility)، محفاظت (Protection) یا قوانین و مقررات (Regulation) بیشتری برخوردار باشند ...
و زمانی که ما و سازمانمان پیشنگر (Proactive) باشیم و برای تغییر، منشوری (Agenda) را تنظیم کنیم احتمال کمی وجود خواهد داشت که با تمام تهدیدها در هر صنعت مواجه شویم.
چرا ووکا از اهمیت برخوردار است؟
بسیاری از محققان پیشبینی میکنند که تغییر سریع و پیشبینی نشده، پیچیدگی و عدم شفافیت در حال غالب و رایج شدن در کسب و کارها در سطح دنیا شده است.
جهت مدیریت تیمها در عصر غلبهی ووکا باید از تغییرهایی که این نوع محیط میتواند موجبات آنها را فراهم آورد آگاهی داشته باشیم.
یک محیط ووکا میتواند از ویژگیهایی نظیر ذیل برخوردار باشد:
- موجب بیثباتی (Destablize) در افراد و نگرانی و ناراحتی (Anxious) آنان میشود.
- موجب تضعیف انگیزه (Motivation) در افراد میشود؛
- تحرکهای شغلی (Career Moves) آنان را خنثی میکند.
- بازاموزی (Retraining) و شکل دادن مجدد (Reshaping) را به یک ضرورت بدل میکند.
- زمان و تلاش زیادی را برای مبارزه (Fight) میطلبد.
- احتمال افزایش تصمیمهای بد توسط افراد را افزایش میدهد.
- موجب اختلال (Paralyze) در فرایندهای تصمیمگیری میشود.
- پروژهها، پیشرفتها (Developments) و نواوریها (Innovations) را در درازمدت درمعرض از دست دادن، آسیب یا شکست (Jeopardize) قرار میدهد.
- موجب شکست کامل افراد و سازمانها میشود.
- بر ارزشها در فرهنگ داخل سازمانی خسارت وارد میآورد.
- موجب از دست رفتن منابع داخلی و ایجاد محیطهای ناشی از ووکا در داخل سازمان میشود.
اگر صنعت یا سازمانمان تحتتأثیر چنین محیطی واقع شده است مجبور هستیم در روشهایمان و روشهای عملیات کسب و کارمان تجدیدنظر کنیم.
چگونه در دنیای ووکا مدیریت کنیم؟
اگرچه ووکا در بعضی از صنایع، اجتنابناپذیر بهنظر میرسد میتوانیم خودمان، تیم همکارانمان و سازمانمان را بهگونهای مدیریت کنیم که از شدت آثار آن بکاهیم.
حتی میتوانیم از آن بهنفع خودمان بهره ببریم.
آنچه در مدیریت در چنین محیطی حایز اهمیت است شکستن ووکا به بخشهای تشکیلدهندهی آن است؛ بهگونهای که موقعیتهای مرتبط با تغییرهای سریع و پیشبینی نشده، عدم قطعیتها، پیچیدگیها یا عدم شفافیتها را شناسایی کنیم.
هر نوع موقعیتی (Situation) از علل (Causes) و دقتهای (Resolutions) خود برخوردار است؛ بهگونهای که باید هر کدام را در زمان مناسب خود مدنظر قرار داد.
جانسون در کتاب «رهبران، آینده را میسازند - ده مهارت رهبری برای جهان دارای عدم قطعیت» (Leaders Make the Future: Ten New Leadership Skills for an Uncertain World)، چهارچوبی ارائه میکند که میتواند بهعنوان واکنش در برابر تهدیدهای ووکا تلقی شود و وی آن را مناسبترین و محتملترین واکنش در برابر ووکا مینامد.
جانسون اقدامهای ذیل را برای تحقق این امر ضروری میداند:
- مقابله با تغییرهای سریع و پیشبینی نشده از طریق چشمانداز (Vision)؛
- مواجهه با عدم قطعیت از طریق درک (Understandiing)؛
- واکنش در برابر پیچیدگی از طریق شفافیت (Clarity)؛
- مقابله با عدم شفافیت (Ambiguity) از طریق چابکی (Agility).
مقابله با تغییرهای سریع و پیشبینی نشده از طریق چشمانداز (Vision)
برای اینمنظور از اقدامهای ذیل بهره میبریم:
- اول - پذیرش و استقبال از «تغییر» (Change) بهعنوان ویژگی ثابت و پیشبینیناپذیر در محیط کار
در برابر «تغییر» مقاومت نشان ندهیم.
- دوم - یک بیانیهی قدرتمند و متقاعدکننده از اهداف (Objectives) و ارزشهای تیم (Values) ایجاد کنیم و یک چشمانداز شفاف و مشترک در مورد آینده فراهم آوریم.
اطمینان یابیم که اهداف درازمدت (Goals) و انعطافپذیری (Flexible) را برای اعضای تیم همکارانمان تعیین کرده باشیم؛ بهگونهای که در مواقع لزوم بتوانیم آن را اصلاح کنیم.
این امر باعث میشود بتوانیم در موقعیتهای بیثبات (Unsettled) و ناآشنا، راهی را بیابیم و در برابر تغییر، واکنش سریعی نشان دهیم.
مواجهه با عدم قطعیت از طریق درک (Understandiing)
برای اینمنظور از اقدامهای ذیل بهره میبریم:
موارد ذیل را مدنظر قرار دهیم:
- آنچه را بهخوبی تحقق بخشیدهایم؛
- آنچه را موجب شگفتیمان شده است؛
- آنچه را میتوانیم دفعهی بعد بهشکل متفاوتی انجام دهیم.
- اول - توقفی کوتاه (Pause) داشته باشیم تا بشنویم و بر اطراف نظر افکنیم.
این امر کمک میکند در واکنش به ووکا، راههای تفکر و عمل جدید و عناصر آن را بیابیم و توسعه دهیم.
- دوم - در کسب و کار سرمایهگذاری (Investing) کنیم و به تجزیه و تحلیل (Analyzing) و تفسیر (Interpreting) آن بپردازیم. همچنین هوش رقابتی (Competitive Intelligence) را اولویت قرار دهیم؛ بهگونهای که از پیشرفت عقب نمانیم.
از اخبار صنعتی که در آن واقع شدهایم آگاهی داشته باشیم و بهدقت به مخاطبان و مشتریانمان گوش فرادهیم تا خواستههایشان را بیابیم.
- سوم - به بررسی و ارزشیابی عملکردمان (Evaluate Our Performance) بپردازیم.
- چهارم - به شبیهسازی (Simulate) و آزمودن (Experiment) موقعیتها (Situations) بپردازیم؛ بهگونهای که بتوانیم آنچیزی را کشف کنیم که ممکن است موجب تکمیل آن امور شود و اینکه چگونه در آینده در آن موقعیتها واکنش نشان دهیم.
هدف باید پیشبینی (Anticipate) تهدیدهای ممکن در آینده و برنامهریزی (Devise) واکنشهای محتمل باشد.
ابزارهایی نظیر ذیل میتوانند برای پیشبینی و آمادهسازی جهت واکنش بهکار روند:
- نظریهی بازی (Game Theory)؛
- برنامهریزی سناریو (Scenario Planning)؛
- برنامهریزی بحران (Crisis Planning)؛
- ایفای نقش (Role Playing).
واکنش در برابر پیچیدگی از طریق شفافیت (Clarity)
اول - ایجاد ارتباطی شفاف (Communicate Clearly) با افراد
ارتباطهای شفاف ابراز شده در موقعیتهای پیچیده به ما کمک میکند مسیر سازمانی (Our Team's Direction) و تیم همکارانمان (Organization's Direction) را درک کنیم.
دوم - توسعهی تیم همکاران (Develop Teams) و ارتقای همکاریها (Promote Collaboration)
موقعیتهای ووکا اغلب آنقدر برای هر فرد پیچیده هستند که دردست گرفتن (Handle) آن توسط وی ممکن نیست.
بنابراین تیمهایی تشکیل میدهیم که بتوانند بهشکلی مؤثر در محیطی پیشبینیناپذیر و با گامهایی سریع قدم بردارند.
مقابله با عدم شفافیت (Ambiguity) از طریق چابکی (Agility)
برای اینمنظور از اقدامهای ذیل بهره ببریم:
اول - انعطافپذیری (Flexibility)، سازگاری (Adaptability) و چابکی (Agility) را ارتقا ببخشیم. از قبل برنامهریزی کنیم اما زمانهای مقتضی (Contingency Time) را مدنظر قرار دهیم و در حالی که رویدادها بروز میکنند آمادهی تغییر در برنامهریزیهایمان باشیم.
دوم - افرادی را استخدام کنیم آموزش دهیم و ارتقا ببخشیم که در محیطهای ووکا (VUCA Environments) به رشد و شکوفایی دست مییابند.
این افراد احتمالا با یکدیگر همکاری میکنند و با عدم شفافیت (Ambiguity) و تغییر، مشکل ندارند و از مهارتهای پیچیدهی فکری (Complex Thinking Skills) برخوردار میشوند.
سوم - کارکنانمان را تشویق کنیم خارج از چهارچوبهای مسؤولیتهای معمولشان کار کنند و دانش (Knowledge) و تجربهیشان (Experience) را ارتقا بخشند.
چرخش شغلی و آموزش مهارتهای چندمهارتی (متقاطع) (Cross Training) میتواند راهی شگرف جهت بهبود چابکی تیم (Team Agility) محسوب شود.
چرخش شغلی (Job Rotation)، یک رویکرد مدیریتی است که در آن، کارکنان بین دو یا چند تکلیف یا شغل در فواصل زمانی معینی جابهجا میشوند تا آنها را درمعرض همهی بخشهای یک سازمان قرار دهند.
آموزش مهارتهای چندمهارتی (متقاطع) (Cross-Training، مواردی است به کارکنان اجازه میدهد تا در چندین نقش مختلف کار کنند، یا خارج از مسؤولیتهای عادی کار کنند.
چهارم - تیم همکارانمان را رهبری (Lead) کنیم؛ اما چیزی را به آنان تحمیل (Dictate) نکنیم و به کنترل (Control) آنان نپردازیم.
به توسعهی یک محیط مشارکتی (Collaborative Environment) بپردازیم و سخت تلاش کنیم تا به توافق (Consensus) دست یابیم.
پنجم - تشویق کنیم همه به بحث (Debate) بپردازند؛ مخالفتهایشان را ابراز کنند (Dissent) و مشارکت (Participation) داشته باشند.
از «فرهنگ ابراز عقیده» (Ideas Culture) استقبال کنیم.
رابرتز (Kevin John Roberts)، مدیرعامل سابق بنگاه تبلیغاتی ساعتچی و ساعتچی (Saatchi and Saatch)، جاگزینی برای تعریف «ووکا» پیدا کرد و آن را مخفف اول معادل انگلیسی چهار کلمهی ذیل انگاشت:
- دارای ارتعاش و نوسان بالا (Vibrant)؛
- غیرواقعی (Unreal)؛
- نامتعادل و دیوانهوار (Crazy)؛
- حیرتانگیز (Astounding).
ووکا بیانگر نوعی فرهنگ قدرتمند (Energetic Culture) است که میتواند در زمانهای عدم قطعیت (Uncertain Times) به تیمها و سازمانها، چابکی (Agility) و خلاقیت (Creativity) بسیاری اعطا کند.
ششم - به اعضای تیم همکارانمان - که در جهت تحقق چشمانداز (Vision)، درک (Understanding) و شفافسازی (Clarity) آن و چابکی (Agility) سازمانمان تلاش میکنند - پاداش دهیم؛ چهار کلمهی دیگری که با کنار هم قرار دادن حرف اول معادل انگلیسی آن، ووکا ساخته میشود.
به کارکنانمان اجازه دهیم شاهد این امر باشند که برای چه نوع رفتارهایی، ارزش قایل میشویم؛ نواوریها (Innovations) و حرکتهای ریسکی (همراه با خطر) (Calculated Risk-Taking Moves) و حساب شدهی آنان را نشان بدهیم.
مطالبی که در سطور فوق ارائه شده از کتاب «رهبران، آینده را میسازند - ده مهارت رهبری برای جهان دارای عدم قطعیت» (Leaders Make the Future: Ten New Leadership Skills for an Uncertain World) نوشتهی جانسون بود.
هشدار!
بعضی از افراد ممکن است وسوسه شوند و از ووکا بهعنوان بهانهای برای بیعملی، فقدان برنامهریزی یا مسیر در کارشان بهره ببرند.
بهعنوان یک مدیر، آگاهی از کارهای معمولی، بیدقت و غیرسیستماتیک (Sloppy Work) و انجام اقدامهای مناسب برای حل مشکل بسیار مهم است.
فواید مدیریت در دنیای ووکا
در صنعت یا سازمانی که تحتتأثیر ووکا قرار دارد یک گزینه در اختیار داریم.
اینکه اجازه دهیم ووکا به مدیریت، تحمیل کار اضافی و شکست کاملمان بپردازد یا اینکه آن را بپذیریم و به مدیریت آن بپردازیم؛ بهگونهای که ما و تیم همکارانمان بتوانند آثار آن را کاهش دهیم.
زمانی که تصمیم میگیریم ووکا را بپذیریم خودمان و همکارانمان را از آسیب مصون نگه میداریم و هر فردی را توانمند میکنیم که با نیروهای کنترلناپذیر (Uncontrollable Forces) و پیشبینیناشدنی (Unpredictable Forces) مقابله کند.
میتوانیم ووکا را بهعنوان یک چالش جهت بهبود مهارتهایمان در زمینهی رهبری (Leadership) و مدیریت (Management) تلقی کنیم و میتوانیم با تمرکز بر اقدامهای ذیل، آن را فرصتی جهت تأثیرگذاری بیشتر در مورد تیم همکارانمان درنظر بگیریم:
- اِعمال (Implemenation)
کار کردن با اعضای تیم همکارانمان جهت یافتن تهدیدهای ووکا در سطح یک تیم.
- تصمیمگیری (Decision Making)
تلقی پیچیدگی و عدم قطعیت بهعنوان محرکهایی برای پژوهشهای عمیقتر قبل از تصمیمگیری نسبت به تلقی آن بهعنوان نیروهای ایجادکنندهی شکست کامل (Overwhelming Forces).
- نواوری (Innovation) و خلاقیت (Creativity)
در نظر گرفتن نواوری در فرایندها (Pocesses) و جریانهای کاری (Workflows) بهعنوان روشی جهت تلاش برای مقابله با ووکا نسبت به امکان تحمل رنج ناشی از آن.
- جستجوی فرصتها (Opportunities)
در جستجوی کسب و کار و فرصت قرار گرفتن بهجای تکیه بر فروشندگان (Vendors) و تأمینکنندگان معمول (Suppliers) این فرصتها در یک دنیای ووکا میتواند زودگذر باشند؛ بهگونهای که مجبور هستیم وقتی فرصتها ایجاد میشوند هوشیار بمانیم و از آن استقبال کنیم و قاطعانه از آن بهره ببریم.
- تشکیل تیم (Team Building) و فرهنگ سازمانی (Organizational Culture)
سختیها (Adversity) و چالشها (Challenge) میتوانند آرامش کارکنان را برهم زنند؛ اما در عین حال میتوانند تمرکز آنان را بالا ببرند و آنان را تشویق کنند به پیگیری یک هدف مشترک (Common Goal) بپردازند.
- استخدام (Recruitment)
با ارتقا و استخدام افرادی که در محیطهای کمتر ساختاریافته (Less-Structured Environments) و همواره در حال تغییر (Ever-Changing Environments)، موجبات بهبود چابکی (Agility) را فراهم میآورند.
موانع مدیریت در یک دنیای ووکا
یکی از بزرگترین چالشهای مدیریت در یک دنیای ووکا عبارت است از: اعضای تیم همکاران که در برابر تغییر، مقاومت کنند.
کارکنان ممکن است از پذیرش این امر سرباز زنند که دنیا دچار تحول شده است و میخواهند همواره به روشهای آزموده شده (Tried and Tested Methods) پایبند باشند یا بهعبارت سادهتر از مشاهدهی تصویر کامل عاجز باشند.
ممکن است ترس و شکست در اقدام (Fear and Fail to Take Action) موجب ناتوانی و بروز اختلال در آن کارکنان شود.
پیشبینیناپذیری ووکا اغلب موجب توسعهنیافتگی (Obsolete) در ساختارهای سنتی از بالا به پایین (Traditional, Top-Down Organizational Structures) میشود ... و بنابراین باید از افتادن در سبک رهبری استبدادی و غیرانعطافپذیر (Inflexible, Autocratic Leadership Style) اجتناب کنیم.
در دنیایی که ووکا بر آن حکم است مشارکت (Collaboration)، سهیم شدن (Participation)، بحث کردن (Debate) و حتی ابراز مخالفت (Dissent) مهمتر از اطاعت (Obedience)، دستور دادن (Command) و پیروی کورکورانه (Groupthink) است؛ زیرا به ما اجازه میدهد انعطافپذیر (Flexiblity) بمانیم و سریعا واکنش نشان دهیم.
نکتههای مهم
ووکا بر تغییر سریع و پیشبینی نشده، عدم قطعیت، پیچیدگی و عدم شفافیت اطلاق میشود.
ووکا توصیفکنندهی موقعیت تغییر مستمر و پیشبینیناپذیر است که این امر در حالحاضر در بعضی از صنایع خاص و برخی از دنیای کسب و کار، امری عادی محسوب میشود.
ووکا مستلزم اجتناب از رویکردهای مدیریت و رهبری سنتی و منسوخ شده و روزمرگی در کار است؛
این رویکردها موجب کندی، انفعال، فقدان انرژی و هوشیاری (Sluggish) و محدودیت (Limited) میشود و برای محیطهای متلاطم و پرنوسان (Turbulent Environments) مؤثر تلقی نمیشوند.
فرایندهای نوینتر، با چابکی (More Agile Processes) و عملگرایی بیشتر (More Pragmatic Processes)، کلید مدیریت در دنیای ووکا بهشمار میرود.
باید به ایجاد چشمانداز (Vision)، درک (Understanding)، شفافیت (Clarity) و چابکی بهعنوان اصول و مبانی راهنما (Guiding Principles) برای مقابله با تهدیدهای (Threats) ووکا بپردازیم و تهدیدها را به مزیت (Advantage) تبدیل کنیم.
منابع
Johansen, B. (2012).
Leaders Make the Future: Ten New Leadership Skills for an Uncertain World. Berrett-Koehler Publishers.
Link
Mind Tools Content Team, A. (n.d.). Managing in a VUCA World.
Mindtools.
Link