اولویت‌بندی (Prioritization)
بهترین بهره‌برداری از زمان و منابع
تیم تأمین محتوای مایندتولز
(The Mind Tools Content Team)
مترجم: محمد ابراهیم علیمردانی
شرکت فراسازه دج کاوان
مقدمه
اولویت‌بندی (Prioritization)، مهارتی ضروری است که جهت بهره‌برداری بهینه از تلاش‌های خود و تیم همکاران بدان نیاز داریم.
اولویت‌بندی مهارتی است که برای ایجاد آرامش (Calmness) و ایجاد فضایی در زندگی‌مان به‌کار می‌آید تا بتوانیم انرژی (Energy) و توجه‌مان (Attention) را بر چیزهایی تمرکز کنیم که حقیقتا اهمیت دارند.
اولویت‌بندی به‌خصوص زمانی اهمیت می‌یابد که به‌نظر می‌رسد زمان برای‌مان محدود است (Limited Time) و خواسته‌های‌مان نامحدود (Unlimited Demands).
اولویت‌بندی به ما کمک می‌کند زمان خود را در جایی صرف کنیم که بیش‌ترین نیاز و عاقلانه‌ترین شکل برای صرف‌وقت وجود دارد و ما و تیم همکاران‌مان باید از کارهای بااهمیت کم‌تری رهایی یابیم؛ کارهایی که میتوانیم بعدا به آن‌ها تحقق بخشیم و یا بی سر و صدا رها کنیم.
با اولویت‌بندی خوب (و مدیریت دقیق وظایف اولویت‌بندی شده) میتوانیم به آشفتگی‌ها (Chaos) نظم ببخشیم و استرس را به‌شدت کاهش دهیم و به‌سمت کسب نتایج موفق حرکت کنیم.
بدون اولویت‌بندی در تحقق امور با سختی‌های بسیاری مواجه می‌شویم و در خواسته‌هایی که هریک گوی سبقت را از دیگری می‌گیرند (خواسته‌های رقابتی) (Competing Demands) غرق خواهیم شد.
اولویت‌بندی ساده (Simple Prioritization)
در یک سطح ساده میتوانیم امور را براساس متغیرهای ذیل اولویت‌بندی کنیم:
- محدودیت‌های زمانی (Time Constraints)
- پتانسیل سوداوری (Profitability) یا فواید (Benefits) کاری که با آن روبه‌رو هستیم
- یا فشاری (Pressure) که برای تکمیل یک کار متحمل می‌شویم.
اولویت‌بندی براساس ارزش پروژه (Project Value) یا سوداوری آن
گزاره‌های ذیل را می‌توان در زمینه‌ی اولویت‌بندی براساس ارزش پروژه (Project Value) یا سوداوری آن مطرح کرد:
- اولویت‌بندی براساس ارزش پروژه (Project Value) یا سوداوری آن، احتمالا متداول‌ترین و منطقی‌ترین مبنا برای اولویت‌بندی به‌شمار می‌رود.
خواه اولویت‌بندی براساس حدس ذهنی ارزش (Subjective Guess at Value) باشد یا یک ارزشیابی مالی پیچیده (Sophisticated Financial Evaluation)، اغلب کارامدترین نتایج را به‌همراه دارد.
- محدودیت‌های زمانی در جاهایی از اهمیت برخوردار هستند که افراد برای تکمیل یک وظیفه به ما وابسته باشند و به‌خصوص در جاهایی که این انجام وظیفه در مسیری بحرانی (Critical Path) در یک پروژه‌ی مهم واقع شده باشند.
در این‌جاها با مقدار کمی تلاش می‌توان مسیری طولانی‌ای را پیمود (به‌اصطلاح ره صد ساله را طی کرد).
- و این‌که یک فرد ممکن است شجاع (و شاید احمق) باشد و در برابر فشار رئیس خود برای تکمیل
یک کار مقاومت می‌کند؛ آن‌هم در حالی که این فشار معقول و مشروع است.
ابزارهای اولویت‌بندی (Prioritization Tools)
در حالی که رویکردهای ساده‌ای برای اولویت‌بندی وجود دارد - که برای اولویت‌بندی در بسیاری از موقعیت‌ها مناسب به‌شمار می‌روند - ابزارهای ویژه و بسیاری برای این امر وجود دارند که در صورتی که می‌خواهیم واقعا مؤثر باشیم به آن ابزارها در زمینه‌ی اولویت‌بندی و مدیریت زمان نیاز خواهیم داشت.
به بعضی از این ابزارها به‌اجمال نظر بیافکنیم:
- تجزیه و تحلیل مقایسه‌ای و دوتایی (Paired Comparison Analysis)
- تجزیه و تحلیل ماتریس تصمیم (Decision Matrix Analysis)
- ماتریس اولویت‌بندی اقدام‌ها (The Action Priority Matrix)
- مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور (Eisenhower Urgent/Important Principle)
- ماتریس انسوف و ماتریس بوستون (The Ansoff Matrix and the Boston Matrix)
- تجزیه و تحلیل پاره‌تو (Pareto Analysis)
- شمارش اصلاح شده‌ی بوردا (The Modified Borda Count).
تجزیه و تحلیل مقایسه‌ای و دوتایی (Paired Comparison Analysis)
ابزار «تجزیه و تحلیل مقایسه‌ای و دوتایی» زمانی بسیار مفید است که معیارهای تصمیم (Decision)، مبهم (Vague)، ذهنی (Subjective) یا ناسازگار (Inconsistent) باشند.
این ابزار به ما کمک می‌کند تا بتوانیم گزینه‌ها را با سؤال از ما جهت مقایسه‌ی هریک از موارد موجود در فهرست‌مان با سایر موارد موجود در فهرست جداگانه‌ی دیگر اولویت‌بندی کنیم.
با تصمیم‌گیری در این زمینه که در هر مورد، کدام‌یک از این دو مورد مهم‌تر هستند میتوانیم نتایج را برای به‌دست آوردن یک فهرست اولویت‌بندی شده ادغام کنیم.
برای آگاهی از این ابزار میتوانیم به مقاله با عنوان: «تجزیه و تحلیل مقایسه‌ای دوتایی» به‌نشانی ذیل مراجعه کنیم:
تجزیه و تحلیل ماتریس تصمیم (Decision Matrix Analysis)
ابزار «تجزیه و تحلیل ماتریس تصمیم» به ما کمک می‌کند به اولویت‌بندی کارهایی بپردازیم که در آن باید عوامل مختلفی را مدنظر قرار دهیم.
برای آگاهی از این ابزار میتوانیم به مقاله با عنوان: «تجزیه و تحلیل ماتریس تصمیم» به‌نشانی ذیل مراجعه کنیم:
ماتریس اولویت‌بندی اقدام (The Action Priority Matrix)
«ماتریس اولویت‌بندی اقدام»، تکنیک نموداری سریع و ساده‌ای است که از ما می‌خواهد به ترسیم ارزش کار در مقابل تلاشی بپردازیم که صرف می‌کنیم.
با انجام این‌کار میتوانیم به‌سرعت به شناسایی موفقیت‌های سریع (Quick Wins) بپردازیم که بیش‌ترین پاداش‌ها را در کوتاه‌ترین زمان ممکن به ما اعطا می‌کند و از کارهای پرمشقتی (Hard Slogs) اجتناب کنیم که زمان زیادی را برای کسب پاداش نهایی و به‌میزان کم صرف می‌کنند.
«ماتریس اولویت‌بندی اقدام» یک رویکرد هوشمندانه برای اتخاذ تصمیم‌ها براساس اولویت‌بندی بسیار کارامد محسوب می‌شود.
برای آگاهی از این ابزار میتوانیم به مقاله با عنوان: «ماتریس اولویت‌بندی اقدام» به‌نشانی ذیل مراجعه کنیم:
مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور (Eisenhower Urgent/Important Principle)
مشابه «ماتریس اولویت‌بندی اقدام»، تکنیک «مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور» از ما می‌خواهد در مورد «فوریت» یا «اهمیت» کارها فکر کنیم.
کارهای به‌ظاهر فوری در واقع اغلب چندان بااهمیت به‌شمار نمی‌روند.
... و اغلب، فعالیت‌های واقعا بااهمیت (مانند: تلاش برای رسیدن به اهداف زندگی‌مان) از فوریت بسیار برخوردار نیستند.
ابزار «مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور» به ما کمک می‌کند این مسیر را بپیماییم.
برای آگاهی از این ابزار میتوانیم به مقاله با عنوان: «مبانی فوریت، اهمیت آیزنهاور» به‌نشانی ذیل مراجعه کنیم:
ماتریس انسوف و ماتریس بوستون (The Ansoff Matrix and the Boston Matrix)
«ماتریس انسوف و ماتریس بوستون» به ما «قوانین سرانگشتی» (Rules of Thumb) سریعی را برای اولویت‌بندی دراختیار قرار می‌دهد تا فرصت‌هایی برای‌مان گشوده شود.
«ماتریس انسوف و ماتریس بوستون» به ما کمک می‌کند فرصت‌ها را براساس ریسک (خطر) (Risk)، ارزشیابی و اولویت‌بندی کنیم.
«ماتریس انسوف و ماتریس بوستون» کار مشابهی انجام می‌دهد و به ما کمک می‌کند فرصت‌ها (Opportunities) را براساس جذابیت یک بازار (Attractiveness of A Market) و توانایی‌مان (Our Abilities) در استفاده از آن اولویت‌بندی کنیم.
برای آگاهی از این ابزار میتوانیم به مقاله با عنوان: «ماتریس انسوف و ماتریس بوستون» به‌نشانی ذیل مراجعه کنیم:
تجزیه و تحلیل پاره‌تو (Pareto Analysis)
در جایی که با انبوهی از مشکلات مواجه می‌شویم و باید آن‌ها را حل کنیم تجزیه و تحلیل پاره‌تو به ما کمک می‌کند به شناسایی مهم‌ترین تغییرهایی بپردازیم که باید اعمال شود.
ابزار «تجزیه و تحلیل پاره‌تو» ابتدا از ما می‌خواهد انواع مختلف مشکلاتی را گروه‌بندی کنیم که با آن مواجه می‌شویم و سپس از ما می‌خواهد به تعیین تعداد هر نوع مشکل بپردازیم.
با اولویت‌بندی رایج‌ترین نوع مشکلات میتوانیم تلاش خود را بر حل آن‌ها متمرکز کنیم.
با تحقق این امر، زمان برای تمرکز بر روی دیگر مجموعه مشکلات ایجاد می‌شود و بدین‌ترتیب میتوانیم بر تداوم این امر ادامه دهیم.
برای آگاهی از این ابزار میتوانیم به مقاله با عنوان: «تجزیه و تحلیل پاره‌تو» به‌نشانی ذیل مراجعه کنیم:
شمارش اصلاح شده‌ی بوردا (The Modified Borda Count)
ابزار «شمارش اصلاح شده‌ی بوردا»، یک تکنیک مفید برای اولویت‌بندی مسائل و پروژهها در یک گروه است که به هر کسی اجازه می‌دهد تا در فرایند اولویت‌بندی کارها از داده‌ها و اطلاعات ورودی و مناسبی (Fair Input) برخوردار باشد.
این ابزار به‌ویژه در مواردی مفید است که اجماع (توافق عمومی) (Consensus) از اهمیت برخوردار است و هم‌چنین باید یک تصمیم گروهی و قدرتمندی (Robust Group Decision) اتخاذ شود.
با استفاده از این ابزار، هریک از شرکت‌کنندگان در گروه، موضوع‌های اولویت‌دار (Priority Issues) خود را «نامزد» می‌کنند (Nominate) و سپس به رتبه‌بندی آن‌ها در مقیاسی مثلا با اختصاص اعدادی از 1 تا 10 می‌پردازند.
سپس امتیازهای هر موضوع را جمع‌بندی می‌کنند و بدین‌ترتیب اولویت‌بندی براساس مجموع امتیازهای هر موضوع انجام می‌شود.
مناسب بودن این رویکرد به‌ویژه در مواردی مفید است که اولویت‌بندی براساس معیارهای ذهنی (Subjective Criteria) تحقق می‌یابد و در جایی که افراد برای تصمیم‌گیری در مورد اولویت‌بندی به جمع‌اوری اطلاعات و داده‌ها نیاز دارند.
برای آگاهی از این ابزار میتوانیم به مقاله با عنوان: ابزار «شمارش اصلاح شده‌ی بوردا» به‌نشانی ذیل مراجعه کنیم:
منابع
Mind Tools Content Team. (n.d.). Prioritization; Making Best Use of Your Time and Resources. MindTools. Link